Teoria grzeczności opiera się na założeniu, że ludzie mają społeczny obraz siebie, który świadomie projektują i starają się chronić. To poczucie własnego wizerunku jest określane jako „twarz”. Teoria została opracowana w 1978 roku przez badaczy Penelope Brown i Stephena C. Levinsona. Utrzymuje, że ludzie stosują różne strategie grzecznościowe, aby chronić twarze innych, gdy się do nich zwracają. W teorii grzeczności istnieje pozytywna i negatywna twarz. Pozytywna twarz odzwierciedla pragnienie, aby własny obraz siebie aprobowali inni. Negatywna twarz jest częścią osobowości, która nie chce być narzucana. Strategie grzeczności będą się różnić w zależności od tego, czy dana osoba ma do czynienia z pozytywną czy negatywną twarzą innej osoby.
W sytuacjach, w których może dojść do aktu zastraszania twarzy (FTA), zastosowana strategia grzeczności będzie w dużej mierze zależeć od relacji między mówcą a słuchaczem. Umowy o wolnym handlu są czasem nieuniknione w rozmowie. Zagrażanie twarzy może uszkodzić twarz osoby, z którą się rozmawia, ponieważ sprzeciwia się jej pragnieniom lub potrzebom. Umowa o wolnym handlu może być pozytywna lub negatywna i może uszkodzić mówcę lub słuchacza.
Pozytywne akty zagrażające twarzy są bezpośrednim wyzwaniem dla twarzy słuchacza. Zawierają obojętność na obraz samego siebie słuchacza i obejmują takie rzeczy, jak groźby, obelgi i poniżanie słuchacza. Pozytywna umowa o wolnym handlu obejmuje wypowiedzi, które dotyczą społecznie nieakceptowanych tematów, takich jak seksualne insynuacje i rasistowskie obelgi. Mówca może również zawstydzić słuchacza niewłaściwymi odniesieniami do płci, wieku lub statusu. W takich sytuacjach twarz mówcy może zostać zniszczona przez konieczność przeprosin lub przyznania się do osobistej słabości.
W teorii grzeczności negatywne akty zagrażające twarzy mają miejsce, gdy mówca uderza w negatywną twarz słuchacza. Mówca wymaga słownej odpowiedzi lub działania od osoby, do której się zwraca. Negatywne umowy o wolnym handlu mogą zawierać porady, ostrzeżenia lub prośby słuchacza o wykonanie określonej czynności. Jest konfrontacyjna w tym sensie, że albo słuchacz mówiącego musi pogodzić się z pragnieniami drugiego.
Teoria grzeczności identyfikuje cztery strategie grzecznościowe, z których korzysta mówca, gdy ma do czynienia z aktami zagrażającymi słuchaczowi. Są łysi w nagraniach, grzeczności pozytywne, grzeczności negatywne i nieoficjalne. Zastosowana strategia będzie zależeć od relacji między mówcą a słuchaczem.
Łysa uprzejmość na płycie jest używana wśród bliskich, rodziny i przyjaciół. Pozwala na proste mówienie niedostępne w innych sytuacjach, a troska o twarz drugiej osoby jest mniej złożona. Uprzejmość pozytywna to strategia stosowana, gdy mówca jest przynajmniej zaznajomiony ze słuchaczem. Rozpoznaje status osoby, jednocześnie potwierdzając znajomość. Na przykład mówca, który zapomniał portfela, może poprosić współpracownika o pożyczenie pieniędzy na kawę.
Negatywna uprzejmość jest stosowana, gdy mówcy wiedzą, że wpływają na czas danej osoby i chcą okazać szacunek. Zatrzymanie osoby na ulicy, na przykład, aby zapytać o drogę, wymaga negatywnej uprzejmości. Pośrednia strategia grzecznościowa polega na tym, że mówca prosi o coś, nie prosząc bezpośrednio o to słuchacza. Podejście jest bardziej pełne szacunku i obciąża mówcę. Na przykład mówca może skomentować coś, co należy zrobić, zamiast prosić o to słuchacza.