Zespół negocjacyjny to grupa osób, które spotykają się w celu reprezentowania konkretnego podmiotu podczas negocjacji z drugą stroną. Na przykład zespół może reprezentować firmę, która negocjuje ze związkiem zawodowym stawki wynagrodzeń i świadczeń dla pracowników. Zespoły tego typu często powstają w trakcie trwającej fuzji dwóch firm, dzięki czemu proces łączenia zasobów przebiega sprawniej i bardziej uporządkowano. Zespoły negocjacyjne są czasami tworzone w ramach procesu podziału majątku podczas procesu rozwodu.
W przypadku każdego zespołu negocjacyjnego istnieje potrzeba ustanowienia pewnego rodzaju struktury wewnętrznej, jeśli zespół ma skutecznie funkcjonować. Jedna osoba powinna służyć jako facylitator, zapewniając w ten sposób, że zespół pozostaje na celu, jeśli chodzi o rozważenie wszystkich czynników istotnych dla negocjacji. Ktoś w zespole musi pełnić rolę mówcy lub prezentera, przekazując obecną pozycję zespołu przeciwnej stronie. Właściwy zespół negocjacyjny potrzebuje również kogoś, kto będzie nadzorował wszelkiego rodzaju badania i przygotowanie dokumentów, które są niezbędne do dyskusji i ostatecznie doprowadzenia negocjacji do końca.
Skuteczny zespół negocjacyjny stworzy zestaw celów, zanim jeszcze zbliży się do stołu negocjacyjnego. Cele te powinny być wystarczająco konkretne, aby zespół był skoncentrowany na zadaniu, ale wystarczająco elastyczne, aby można je było dostosować, jeśli przeciwnik przedstawi dowody, które zmienią założenia, na których te cele są oparte. Posiadanie jasnej wizji tego, co negocjacje powinny osiągnąć, pomaga zapobiegać wędrowaniu procesu w stronę problemów pobocznych, które lepiej rozwiązać w innym otoczeniu.
Istotna jest również dynamika między członkami zespołu. Idealnie, każdy członek zespołu powinien wspierać określone cele i wnosić konkretny wkład w wysiłki na rzecz osiągnięcia tych celów. Jednocześnie każdy członek zespołu powinien być dobrze zaznajomiony ze stanowiskiem drugiej strony problemu i przynajmniej częściowo rozumieć, co chce osiągnąć w trakcie negocjacji.
Bycie częścią zespołu negocjacyjnego nie jest łatwym zadaniem. Nie jest niczym niezwykłym, że członkowie zespołu nie zgadzają się w różnych punktach podczas negocjacji. Może to wywołać napięcie i uniemożliwić prowadzenie negocjacji w produktywnym tempie. Ponadto zespoły, które nie są dobrze zorganizowane, znacznie częściej są nieco chaotyczne i mniej niż kompetentne w komunikowaniu się z przeciwnikiem. Z tego powodu wszystkie osoby wybrane do zespołu negocjacyjnego muszą być zdolne do pracy z ludźmi, którzy potrafią zachować spokój, próbować zrozumieć różne punkty widzenia i być chętne do współpracy z innymi w sposób, który utrzymuje grupę w zadaniu.