Negocjacje to proces stosowany w celu rozwiązania sporu w ramach relacji. Metody stosowane do udanych negocjacji zależą od sytuacji, pożądanego wyniku, wiedzy graczy i profilu negocjacji. Dzielenie się informacjami i wspólna praca to podstawowe cechy negocjacji, w których obie strony zobowiązały się do rozwiązania akceptowalnego przez obie strony.
Wybór odpowiedniej strategii to pierwszy krok udanych negocjacji. Obie strony powinny przeprowadzić analizę ryzyka i korzyści oraz dokonać przeglądu prawdopodobieństwa sukcesu przy różnych opcjach. W zależności od przedmiotu i otoczenia opcje mogą obejmować ułatwienia, mediację, sąd lub arbitraż.
Strona inicjująca kontakt może zaproponować idealną strategię oraz zaproponować wzajemnie uzgodniony czas i miejsce do prowadzenia negocjacji. Podczas tego kontaktu ważne jest budowanie wiarygodności i relacji z drugą stroną. W wielu sytuacjach pierwszym krokiem w udanych negocjacjach jest zorganizowanie samego procesu negocjacyjnego.
Osoby zaangażowane powinny poświęcić czas na pełne przygotowanie się do negocjacji, uzyskanie i przeanalizowanie wszystkich informacji ogólnych. Strony powinny współpracować z kluczowymi decydentami, aby nakreślić zakres negocjacji oraz górną i dolną granicę dopuszczalnej ugody. Osoby zaangażowane powinny stworzyć broszurę lub segregator z odpowiednimi informacjami do przejrzenia zarówno przed, jak iw trakcie sesji negocjacyjnych.
Udane negocjacje to wykonanie dobrze zaprojektowanego planu. Zaangażowane strony powinny sporządzić listę taktyk, które będą stosowane podczas negocjacji oraz określić członków zespołu negocjacyjnego i role, które będą odgrywać. Sesje treningowe to świetny sposób na określenie najlepszej taktyki i usprawnienie komunikacji w zespole.
Często strony zaangażowane w negocjacje opracowują szereg sygnałów i metod, które będą wykorzystywane do radzenia sobie z silnymi emocjami, wyczerpaniem i frustracją. Praca zespołowa jest widoczna w prawie wszystkich udanych negocjacjach, a każdy członek wnosi swój wkład w inny sposób. Wiele organizacji korzysta z ćwiczeń i rekolekcji z budowania zespołu, aby zbudować zaufanie przed rozpoczęciem procesu negocjacji.
Podczas samych negocjacji bardzo ważna jest etykieta. Dobrzy negocjatorzy przestrzegają właściwej etykiety biznesowej, przedstawiając wszystkie strony i ustalając wytyczne dotyczące zachowania. Wstępne oświadczenie o zaangażowaniu w dzielenie się pomysłami, chęci słuchania i otwartości na rozsądek może stworzyć idealną atmosferę do udanych negocjacji. Zestawienie wzajemnie akceptowanych faktów to świetny sposób na nawiązanie relacji, zbudowanie zaufania i zawężenie zakresu do kwestii spornych. Lista ta może być przydatna jako punkt odniesienia podczas negocjacji i służy do przypominania drugiej stronie o punktach, w których porozumienie zostało już osiągnięte.