Procedury księgowe to zasady lub standardy, które służą do przygotowania, prezentacji i raportowania stanu finansowego firm. Kraje opracowują znormalizowane procedury umożliwiające firmom zgłaszanie ich stanu finansowego w sposób przydatny dla potencjalnych inwestorów i wierzycieli oraz opinii publicznej. Na przykład stosowanie ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP) zostało wprowadzone w Stanach Zjednoczonych przez profesję księgową, aby zapewnić powszechność między firmami.
Ogólnie rzecz biorąc, procedury księgowe obejmują takie zagadnienia, jak rejestrowanie danych finansowych, podsumowywanie danych finansowych, przygotowywanie sprawozdań finansowych i rutynowe sprawy księgowe. Standardy nie są ustanawiane bezpośrednio przez rządy, ale raczej przez organizacje sektora prywatnego, w których zawód finansowy ustala standardy. W Stanach Zjednoczonych sprawozdawczość finansowa jest regulowana przez Radę Doradczą ds. Federalnych Standardów Rachunkowości (FASAB).
Komitet ds. Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (IASC) powstał jako niezależna organizacja sektora prywatnego w celu promowania jednolitości zasad rachunkowości stosowanych na poziomie globalnym. Znormalizowane procedury księgowe są ważne, aby zapewnić porównywalność sprawozdań finansowych w różnych krajach. Porównywalność ma kluczowe znaczenie na współczesnym rynku globalnym.
Podstawowe założenia leżące u podstaw procedur księgowych obejmują podmiot gospodarczy, kontynuację działalności, jednostkę monetarną i okresowość. Podmiot gospodarczy odnosi się do możliwości oddzielenia firmy, jej właścicieli i innych firm. W istocie firma jest identyfikowalną jednostką, którą można pociągnąć do odpowiedzialności za swoje działania.
Koncepcja kontynuacji działalności wiąże się z założeniem, że firma będzie nadal istnieć. Jednostka monetarna odnosi się do faktu, że istnieje przyjęta forma pomiaru wartości firmy i jej zysków. Okresowość oznacza, że działalność firmy można mierzyć w określonych okresach czasu, niezależnie od tego, czy jest to rok, kwartał czy miesiąc.
Do rejestrowania transakcji gospodarczych stosuje się zwykle cztery podstawowe zasady rachunkowości: koszt historyczny, ujmowanie przychodów, dopasowanie i pełne ujawnienie. Przepisy GAAP w Stanach Zjednoczonych wymagają, aby aktywa i pasywa były rozliczane i zgłaszane na podstawie kosztu. Wykorzystanie kosztu historycznego przedmiotu zapewnia stabilny i spójny punkt odniesienia do porównywania wartości i określania zysku lub straty w przypadku sprzedaży przedmiotu.
Ujmowanie przychodów odnosi się do zasady ustalania, kiedy przychód jest realizowany jako przychód. Zakłada, że można zmierzyć wysokość przychodu oraz że czynność lub czynności, które należy wykonać, aby osiągnąć przychód, zostały zakończone. Innymi słowy, dochód jest rejestrowany, gdy jest rozpoznawany i uzyskiwany przez firmę.
Najczęściej stosowaną metodą rachunkowości jest metoda memoriałowa. W ramach tej metody transakcje biznesowe są rejestrowane po ich dokonaniu, a nie czekając na otrzymanie lub zapłatę pieniędzy. W systemie kasowym dochód nie jest rejestrowany, dopóki gotówka nie zostanie faktycznie przekazana. Każda z tych metod jest zgodna z zasadą ujmowania przychodów; oznacza to, że przychody są rozpoznawane, rejestrowane i zgłaszane do właściwego organu podatkowego.
Dopasowanie odnosi się do wydatków poniesionych przez firmę. Koncepcja polega na tym, że wydatki są powiązane z konkretnym okresem, w którym miały miejsce. Ponadto są one powiązane z dochodem, od którego odliczane są wydatki. Rozpoznawanie wydatków jest zatem połączone z rozpoznawaniem przychodów.
Zasada pełnego ujawnienia w procedurach księgowych dotyczy raportowania działalności przedsiębiorstwa. Procedury wymagają od firmy dostarczenia takich informacji, które umożliwią świadome podejmowanie decyzji przez inwestorów i inne zainteresowane strony. Informacje są formalnie prezentowane w sprawozdaniach finansowych, bilansach oraz w załączonych informacjach uzupełniających. Procedury księgowe podadzą również wytyczne w formacie tych sprawozdań finansowych.