Systemy Kanban służą do sygnalizowania, kiedy materiał musi zostać wyprodukowany lub zamówiony oraz ile jest potrzebne. Jest to rodzaj systemu ciągnącego, który opiera się na zapotrzebowaniu klienta i w którym materiały są wytwarzane tylko wtedy, gdy są potrzebne. System Kanban to rodzaj szczupłej produkcji, który stara się mieć pod ręką nie więcej materiału, niż jest to konieczne.
Pierwsze systemy kanban zostały opracowane przez Taiichi Ohno do użytku w produkcji Toyoty®. W połowie XX wieku Ohno studiował strategie inwentaryzacyjne stosowane w supermarketach. Wiele supermarketów działa jak system Kanban i posiada karty dla każdego rodzaju sprzedawanego przedmiotu. Ohno wykorzystał to, czego nauczył się od supermarketów, i zastosował to w produkcji.
Później Toyota wydała sześć zasad kierujących swoim systemem kanban. Większość z tych zasad dotyczy zamawiania tylko tego, co jest potrzebne do utrzymania jak najbardziej stabilnego tempa produkcji. W przypadku zauważenia wady należy ją natychmiast naprawić lub wyrzucić. Jeśli wadliwy produkt może zjechać z linii montażowej, marnuje się zarówno czas, jak i pieniądze.
Pomoce wizualne są używane w systemach Kanban, aby pokazać, kiedy potrzebna jest określona część. Te pomoce wizualne to zazwyczaj karty Kanban, które zawierają nazwę części, zdjęcie, kod i potrzebną ilość. Karty Kanban są często przyczepiane do pojemnika, gdzie stają się widoczne, gdy tylko ilość osiągnie punkt, w którym należy zamówić więcej.
Stabilny poziom popytu jest niemal wymogiem dla systemów Kanban. Firmy produkujące artykuły sezonowe, takie jak kombinezony czy zabawki plażowe, muszą dostosowywać swoje ilości do pory roku. W przeciwnym razie będzie za dużo zapasów poza sezonem i za mało, gdy będzie to potrzebne.
Systemy Kanban są również narzędziem do realizacji produkcji just-in-time (JIT). Produkcja JIT ma miejsce, gdy zakład ma stabilne tempo produkcji. Na linii montażowej każda stacja musi zakończyć pracę we właściwym czasie, aby linia mogła się poruszać. Systemy Kanban zapewniają, że nikomu nigdy nie zabraknie materiału, dzięki czemu linia nigdy nie przestaje się poruszać.
Chociaż system Kanban został pierwotnie stworzony do używania kart Kanban dla każdego towaru, niektóre zakłady produkcyjne używają teraz innych towarów. Inne sygnały, takie jak kwadraty Kanban lub piłki golfowe, mogą być używane do sygnalizowania zapotrzebowania na więcej materiału na stacji roboczej. Niektóre zakłady produkcyjne wdrożyły nawet elektroniczne systemy kanban.