Usługi konferencyjne obejmują rezerwację konferencji, spotkań lub innych wydarzeń, a także planowanie i świadczenie usług niezbędnych do powodzenia tych wydarzeń. Usługi konferencyjne są również powszechnie określane jako zarządzanie spotkaniami, zarządzanie wydarzeniami, planowanie wydarzeń lub marketing wydarzeń. Menedżerowie usług konferencyjnych są również nazywani planistami spotkań lub wydarzeń. Usługi konferencyjne różnią się w zależności od wydarzenia, ale zazwyczaj obejmują budżet, organizację zakwaterowania, catering oraz sprzęt audiowizualny i wsparcie.
Istnieją dwie szerokie kategorie usług konferencyjnych: te zarządzane przez wewnętrznych planistów spotkań i te zarządzane przez zewnętrznych planistów. In-house meeting planners to pracownicy obiektu, w którym odbywa się wydarzenie. Zwykle kontakt grupowy, członek grupy odpowiedzialny za wszelkie niezbędne przygotowania, z góry decyduje, z którego obiektu skorzystać podczas imprezy i kontaktuje się bezpośrednio z jego właścicielami. Następnie z tego obiektu przydzielany jest kierownik ds. usług konferencyjnych. Firmy zewnętrzne lub firmy zewnętrzne są zatrudniane, gdy grupa nie ma wybranej konkretnej witryny. Kontakt grupowy dostarczy listę wymagań, a firma świadcząca usługi konferencyjne zacznie sugerować odpowiednie udogodnienia i działać jako pośrednik między grupą a miejscami.
Usługi konferencyjne wymagane dla każdego wydarzenia obejmują zakwaterowanie i wyżywienie. Z tego powodu konferencje są często organizowane przez hotele dysponujące zapleczem konferencyjnym na miejscu. Obejmują one zwykle duże i małe sale konferencyjne, laboratoria komputerowe, salę balową oraz funkcje audiowizualne dla prelegentów lub prezentacji. Posiłki są zwykle obsługiwane przez własny dział żywności i napojów obiektu. Wszystkie te usługi konferencyjne są zarządzane przez personel na miejscu i koordynowane przez kierownika usług konferencyjnych, który dokonuje wszelkich niezbędnych przygotowań po poinformowaniu przez grupę o ich potrzebach.
Zewnętrzni menedżerowie usług konferencyjnych oferują sugestie dotyczące miejsca na konferencję, a następnie koordynują wszystkie dodatkowe usługi, jeśli nie są oferowane przez ten obiekt, takie jak catering i rezerwacje hoteli. Ten rodzaj planowania konferencji jest powszechny w przypadku grup zbyt dużych, aby pomieścić jeden hotel, lub grup, które chcą, aby osoba trzecia pomogła im w wynegocjowaniu najlepszej stawki. Usługi konferencyjne obejmują również planowanie rekreacji, jakiej grupa może sobie życzyć podczas pobytu.
Wybór obiektu konferencyjnego najlepiej osiągnąć poprzez zbadanie potrzeb grupy i tego, co starają się osiągnąć podczas swojego wydarzenia. Typowe konferencje to m.in. targi, programy szkoleniowe dla firm czy coroczne ceremonie wręczania nagród. Wielu planistów hotelowych usług konferencyjnych planuje również wesela lub małe imprezy rodzinne. Celem zatrudniania specjalistów od obsługi konferencji jest zapewnienie, że wszystkie potrzeby grupy zostaną zaspokojone, a impreza przebiegnie sprawnie bez martwienia się o szczegóły.