Planowanie konferencji biznesowej nie dzieje się z dnia na dzień. Są miejsca do zarezerwowania, sponsorzy do zebrania i prelegenci do zaangażowania. Są też drobne szczegóły, takie jak miejsce pobytu uczestników podczas pobytu w mieście, jakie posiłki są dostarczane i świat innych spraw, którymi należy się zająć, jeśli konferencja ma się udać. Jeśli masz zamiar zająć się planowaniem konferencji, oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać.
Po pierwsze, nigdy nie zakładaj, że sam poradzisz sobie ze wszystkimi szczegółami. W rzeczywistości jest bardzo prawdopodobne, że bez pomocy nie będziesz w stanie sporządzić pełnej listy wszystkiego, co trzeba załatwić. Z tego powodu pierwszym zadaniem planisty konferencji powinno być zebranie komitetu planistycznego. Zwykle grupa od pięciu do sześciu osób wystarcza do zorganizowania dorocznej konferencji dla od stu do pięciuset uczestników. Jest bardziej prawdopodobne, że komisja jako całość obejmie wszystkie podstawy i umożliwi zajęcie się każdym kluczowym aspektem spotkania z dużym wyprzedzeniem.
Wraz z powołaniem komitetu niezwykle ważne jest, aby jak najszybciej rozpocząć przygotowania. To naprawdę nie ma znaczenia, jeśli do konferencji biznesowej będzie za osiem miesięcy. Eksperci zajmujący się planowaniem konferencji często rozpoczynają pracę nad nadchodzącym wydarzeniem na dziesięć do jedenastu miesięcy wcześniej. W ramach korzyści będziesz mieć więcej czasu na porównanie cen w różnych miejscach konferencyjnych, zbadanie i wynegocjowanie lepszych stawek hotelowych dla uczestników, a także więcej czasu na znalezienie odpowiednich prelegentów na wydarzenie.
Upewnij się, że każdy członek komitetu ma określone zadania do wykonania. Każde zadanie powinno być traktowane priorytetowo i mieć ustalony termin realizacji. Planowanie konferencji często obejmuje układanie zadań w logicznej kolejności, tak aby czynności, które należy wykonać przed podjęciem innych czynności, zostały wykonane na czas. Każdy członek komitetu odpowiedzialny za określony zestaw punktów do wykonania przed następnym spotkaniem zmniejsza ryzyko przytłoczenia zadaniami w miarę zbliżania się dat wydarzenia.
Zawsze otrzymuj zobowiązania na piśmie. Potrzebujesz pisemnej weryfikacji od hotelu, że Twoi uczestnicy otrzymają określoną stawkę dzienną podczas udziału w wydarzeniu. Uzyskaj również udokumentowane i szczegółowe informacje o tym, co hotel zapewni w zakresie sal konferencyjnych i aul na przemówienia, kolacje i zajęcia oferowane podczas konferencji. To samo dotyczy wszelkich specjalnych taryf lotniczych lub kolejowych, które zapewniasz uczestnikom. Zapewni to nie tylko spokój ducha, ale także znacznie ułatwi przegląd postępów poczynionych na każdym spotkaniu komitetu planowania i utrzymanie dokładnego obrazu tego, co pozostaje do zrobienia.
Z wyprzedzeniem przekaż wystawcom na wydarzenie szczegółowe instrukcje i wytyczne. Przygotuj prosty schemat, który wskazuje, gdzie można ustawić każde stoisko wystawiennicze na sali konferencyjnej lub wystawienniczej, wraz z informacją, gdzie wcześniej wysłać materiały ze stoiska i gdzie je odebrać w dniu przybycia, aby ustawić wystawę. Oszczędzi to wszystkim, w tym komisji planującej konferencję, wielu bólów głowy w przeddzień wydarzenia.
Ostatnią wskazówką dotyczącą planowania konferencji jest oczekiwanie nieoczekiwanego. Bez względu na to, jak dokładnie Twoja komisja planuje wydarzenie, zawsze będzie jakaś czkawka. Mówca zachoruje i będzie musiał się wycofać lub hotel przypadkowo przepełni jedną z sal bankietowych. Skorzystaj ze zbiorowego doświadczenia swojej komisji, aby zidentyfikować niektóre z najczęstszych problemów, które mogą się pojawić w ostatniej chwili, i z góry zdecyduj, jak skutecznie sobie z nimi poradzić.
Kiedy planowanie konferencji jest wykonane sprawnie, organizacja jest stosunkowo łatwa do zorganizowania konferencji i równie łatwa dla zainteresowanych stron do wzięcia udziału w konferencji. Twój cel ma naprawdę dwojaki charakter. Chcesz, aby przebieg konferencji był jak najbardziej równomierny. Jednocześnie chcesz również mieć pewność, że wszelkie nieprzewidziane problemy można rozwiązać szybko i skutecznie. Planując z wyprzedzeniem, delegując zadania do odpowiedniego komitetu i przetwarzając elementy działań w logiczny sposób, masz pewność, że proces planowania konferencji będzie łatwy do zarządzania i ostatecznie bardzo udany.