Wzorzec to liczba, stan lub warunek, z którym można porównać przyszłe wyniki. Metryki to wymierne punkty danych, które można jasno wykazać i udowodnić. Metryki porównawcze są zatem punktami danych w stanie istniejącym, które ludzie mogą testować, mierzyć i raportować, a także wykorzystać do oceny przyszłych wyników. Takie metryki są używane w wielu różnych funkcjach biznesowych, edukacyjnych, politycznych i produkcyjnych.
Wskaźniki porównawcze mogą opierać się na własnej wartości bazowej jednostki. Na przykład firma, która chce zwiększyć sprzedaż, może wykorzystać wielkość sprzedaży z pierwszego roku metrycznego jako punkt odniesienia dla sprzedaży. Wszystkie przyszłe liczby są mierzone w ten sposób, aby sprawdzić, czy sprzedaż spadła, wzrosła, czy pozostała na stałym poziomie.
Często jednak benchmarking obejmuje zewnętrzne standardy, wydajność i najlepsze praktyki. Firma może na przykład chcieć przewyższyć konkurencję lub średnią branżową. W takim przypadku średnia wielkość sprzedaży konkurenta lub branży stałaby się miernikiem porównawczym, względem którego mierzona jest wydajność.
Praktycznie wszystkie punkty danych, które można zarejestrować lub zmierzyć, można wykorzystać jako metryki porównawcze. Mogą to być dane o sprzedaży lub zyskach dla firmy, standaryzowane wyniki testów dla szkoły, poziomy akceptacji wyborców dla kandydata politycznego oraz wielkość produkcji dla zakładu produkcyjnego. Może również zawierać liczbę wygranych gier lub punktów na mecz dla drużyny sportowej lub dni bezwypadkowych dla zakładu przemysłowego i nie tylko.
W niektórych funkcjach metryki porównawcze są jednak częściej używane niż w innych. Specjaliści IT, księgowi i planiści strategiczni często pracują z benchmarkami, podobnie jak kierownicy projektów. Obszary sprzedaży i zarządzania produkcją również tradycyjnie ściśle współpracują z benchmarkingiem.
Osoby często używają wskaźników porównawczych w swoim życiu osobistym, myśląc, że mogą nie zdawać sobie sprawy, że to robią. Być może najczęstszym przykładem jest osoba starająca się schudnąć. W takim przypadku waga początkowa osoby byłaby punktem odniesienia, względem którego mierzone są przyszłe wyniki.
Ostatecznym celem wskaźników porównawczych jest zapewnienie jasnych punktów odniesienia dla pewnego rodzaju wydajności. Pozwala to osobom, zespołom i firmom na ocenę sukcesu lub porażki. Benchmarki są często powiązane z celami wydajności. Na przykład firma może porównać swoją marżę zysku na poziomie 10 procent w bieżącym roku, dążąc do osiągnięcia 20 procent w ciągu czterech lat. Jeśli przyszłoroczna marża zysku wyniesie 12 procent, firma wie, że zyskała dwa procent w stosunku do benchmarku.