Grupa zakupowa to zespół osób w organizacji lub firmie, którym powierzono uprawnienia i odpowiedzialność za zakup lub otrzymanie danego produktu lub serii produktów. Grupa zakupowa może składać się z osób z różnych działów w organizacji, więc każda osoba może reprezentować potrzeby personelu w tym dziale i może pomagać w procesie podejmowania decyzji. W skład grupy mogą wchodzić również osoby posiadające władzę budżetową oraz osoby, które są ekspertami w zakresie zamawianych materiałów. Na przykład, jeśli kupowane są nowe komputery, przedstawiciel działu, który korzysta z komputerów, może współpracować z działem informatycznym firmy w ramach grupy zaopatrzenia.
Odpowiedzialność grupy może zacząć się od określenia potrzeby, która musi zostać zaspokojona. Na przykład niektóre grupy ocenią sytuację komputerową w firmie, aby określić, czy i kiedy należy kupić nowe komputery. Jednak w innych przypadkach grupa zakupowa nie jest zbierana, dopóki nie zostanie zidentyfikowane zapotrzebowanie, a zadaniem grupy jest po prostu wybór odpowiednich produktów do potrzeb firmy.
Grupa zakupowa przeprowadza następnie badania w celu ustalenia, który produkt najlepiej spełni potrzeby firmy. Może to obejmować kontakt ze sprzedawcami, a także uczestnictwo w targach lub pobieranie próbek produktów w celu ustalenia, czy produkty te są skuteczne, czy nie. Może również obejmować przeprowadzanie osobistych i internetowych badań dotyczących cen, obsługi klienta, jakości produktu i innych zmiennych, które wpływają na to, czy dany produkt byłby dobrym zakupem, czy nie.
Grupa może mieć ustalony budżet, w ramach którego musi działać. Grupa będzie musiała wziąć pod uwagę ten i inne parametry określone przez władze w firmie. Następnie będzie musiała podjąć decyzję lub zalecenie na podstawie przeprowadzonych badań oraz budżetu i nałożonych na nią ograniczeń.
Grupy zakupowe mogą być odpowiedzialne za faktyczne dokonanie zakupu i/lub zabezpieczenie kontraktów na zakup z wybranym przez siebie producentem lub dostawcą. Mogą również przedstawiać zalecenia dotyczące tego, co należy zaopatrzyć lub zakupić, a inny dział lub dział może następnie dokonać ostatecznego faktycznego zakupu. Niektóre grupy zajmujące się zaopatrzeniem mają ostateczną władzę, podczas gdy inne muszą skonsultować się z wyższym kierownictwem lub osobą w firmie, zanim będą mogły dokonać zakupu lub umowy sprzedaży towarów.