Firmy zarządzające nieruchomościami są wykorzystywane do zarządzania wieloma rodzajami nieruchomości, w tym biurami, obiektami przemysłowymi, magazynami, sklepami, domami i apartamentami. Często stosuje się je, gdy lokalizacja właściciela nieruchomości jest inna niż w rzeczywistości lub gdy właściciel nie ma czasu, zasobów lub wiedzy niezbędnej do bieżącego zarządzania nieruchomością. Rola zarządcy nieruchomości może obejmować wiele obowiązków, takich jak marketing nieruchomości, obsadzanie wakatów, utrzymanie nieruchomości, śledzenie przychodów i wydatków oraz negocjowanie umów najmu.
Zarządcy nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych zazwyczaj lepiej rozumieją rynek najmu niż właściciel i mogą szybko i skutecznie znaleźć potencjalnych najemców. Zwykle są ekspertami w wiedzy, jakie porównywalne nieruchomości są pobierane, a także wiedzą, jak wygląda tempo wzrostu rynku. Firmy zarządzające nieruchomościami dysponują niezbędnymi zasobami reklamowymi i rozumieją, jakie media przyciągną najlepszych najemców.
Wielu właścicieli zwraca się do firm zarządzających nieruchomościami, aby obsadzić wakaty najlepszymi najemcami. Niektórzy najemcy będą współpracować tylko ze specjalistami ds. usprawnienia zarządzania nieruchomościami, ponieważ cały proces przebiega bardziej płynnie. Zarządca wynajmowanej nieruchomości zazwyczaj pokazuje nieruchomość i jest głównym punktem kontaktowym w przypadku wszelkich napraw, sytuacji awaryjnych i płatności.
Codzienne utrzymanie nieruchomości to kolejna usługa, którą świadczy wiele firm zarządzających nieruchomościami. Może to obejmować rutynowe usługi, takie jak kształtowanie krajobrazu i zarządzanie dozorcą, a także koordynację zasobów w sytuacjach awaryjnych, takich jak powódź lub przerwa w dostawie prądu. Zarządcy nieruchomości zazwyczaj mają do dyspozycji personel lub firmy zajmujące się naprawami i ustalili z nimi stawki, aby pomóc właścicielowi zaoszczędzić pieniądze.
Niektóre firmy zarządzające nieruchomościami śledzą i zarządzają wszystkimi dokumentami finansowymi, w tym zyskami i wydatkami. Może to pomóc właścicielowi nieruchomości uniknąć problemów z płaceniem czynszu najemcy, a także zapewnić terminowe opłacanie podatków, ubezpieczenia i rachunków za utrzymanie. Kiedy zarządca nieruchomości pełni funkcję zarządcy aktywów, zwykle informuje o stanie wakatów, wskaźnikach obłożenia, zbliżających się wygaśnięciach umów najmu i innych kwestiach.
Wiele firm zarządzających nieruchomościami prowadzi również negocjacje umowy najmu w imieniu właściciela nieruchomości. Może to być proces na czas, ponieważ zwykle wymaga szeroko zakrojonych badań rynku i zdolności do elastyczności, gdy rynek się zmienia. Zarządcy nieruchomości mają zwykle prawo do oferowania zniżek w przypadku podpisywania długoterminowej umowy najmu lub odnawiania umowy najmu. Odnoszące sukcesy firmy zarządzające nieruchomościami zazwyczaj zapewniają, że właściciel nadal osiąga zysk, oferując najemcom różne strategie cenowe.