Główny administrator jest również nazywany kierownikiem biura lub asystentem administracyjnym. Chociaż opisy stanowisk mogą się nieco różnić w zależności od firmy, generalny administrator może być odpowiedzialny za obsługę całej korespondencji, odbieranie połączeń telefonicznych, przyjmowanie wiadomości, przygotowywanie raportów i inne ogólne obowiązki biurowe. W niektórych przypadkach administratorzy ogólni mogą potrzebować specjalistycznego szkolenia, aby wykonać niektóre z tych zadań w wysoce technicznym środowisku biurowym. Termin ten jest najczęściej używany w odniesieniu do prac biurowych w krajach anglojęzycznych poza Ameryką Północną.
Jednym z podstawowych obowiązków administratora generalnego jest obsługa całej korespondencji, nie tylko sprawdzanie poczty przychodzącej i upewnianie się, że trafia ona do odpowiedniej osoby, ale także pisanie korespondencji dla poczty wychodzącej. Niektórzy administratorzy generalni mogą być zmuszeni udać się na pocztę, aby odebrać pocztę, ale często poczta jest dostarczana do centralnej lokalizacji w biurze w celu dalszej dystrybucji. Obowiązek ten jest niezwykle ważny dla wielu firm, które mogą mieć oferty lub inne dokumenty, które należy zbadać w napiętych terminach.
W niektórych środowiskach biurowych za przygotowywanie raportów na różnych platformach oprogramowania odpowiada administrator generalny. Dlatego stanowiska te wymagają dobrej znajomości oprogramowania biurowego, w tym produktów używanych do przetwarzania tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji slajdów. Często główny administrator jest odpowiedzialny za zebranie surowych informacji i umieszczenie ich w atrakcyjnym i czytelnym formacie. Przełożony zazwyczaj podpisuje gotowy produkt przed jego wysłaniem.
Wraz z pojawieniem się bezpośrednich numerów wewnętrznych i poczty głosowej, praca głównego administratora w zakresie odbierania i przekazywania połączeń telefonicznych jest nieco ograniczona w większości biur. Zdarza się jednak, że pracownik może zostać wezwany do odebrania telefonów szefowi lub innym członkom kierownictwa. Niektóre sprawy mogą nie być w stanie zaczekać i to od administratora zależy zrozumienie sytuacji i znalezienie odpowiedniej odpowiedzi. Co więcej, niektórzy dyrektorzy wolą, aby osoba z biura obsługi monitorowała telefony przed ich wysłaniem.
Innym sposobem oferowania wsparcia administracyjnego przez ogólnych administratorów jest zarządzanie bazami danych. Na przykład, jeśli firma posiada członkostwo lub musi prowadzić listę sprzedaży, jest to obowiązek, który może spaść na generalnego administratora. To do tej osoby należy zadbanie o to, aby baza nie zawierała nieaktualnych informacji w celu utrzymania rzetelnego kontaktu z klientami.
W niektórych biurach główny administrator jest również odpowiedzialny za ustalanie i utrzymywanie harmonogramu jednego lub więcej dyrektorów. W takiej sytuacji administrator będzie umawiał spotkania, potwierdzał spotkania i starał się jak najdłużej trzymać dzień w harmonogramie. Może to również obejmować organizowanie planów podróży.