Administrator zaopatrzenia nadzoruje proces pozyskiwania usług od dostawcy, a także zarządzanie zaopatrzeniem i personelem zakupowym. Rola tego profesjonalisty wymaga znajomości procedur zakupu usług i towarów dla firmy. Firmy często szukają sposobów na zakup towarów po konkurencyjnej cenie, a zadaniem administratora zakupów jest nadzorowanie procesów związanych z dokonywaniem tych zakupów.
Administrator w dziale zakupów odpowiada za zarządzanie codzienną działalnością pionu zakupów i zakupów firmy. Odpowiada za nadzór nad personelem oraz opiniowanie umów kontraktowych. Administrator dokonuje również przeglądu wymagań dotyczących zakupów dla umów, gdy firma pozyskuje towary i usługi od dostawców. Zdarzają się sytuacje, w których dział zakupów dokona przeglądu kwalifikacji dostawców, aby zapewnić korzystanie z najlepszej i najbardziej niezawodnej dostępnej usługi.
W większości firm administrator zamówień podlega bezpośrednio przełożonemu. Pozyskując kontrakty na towary i usługi, administrator musi brać pod uwagę status podatkowy i możliwości firmy. Często odpowiada również za prowadzenie spotkań dotyczących zatrudniania nowych pracowników, spraw personalnych oraz potrzeb technicznych pionu zakupów lub zakupów. Administratorzy mogą również przydzielać, nadzorować i przeglądać pracę personelu operacji zaopatrzenia.
Administrator zamówień może regularnie spotykać się z kierownictwem wyższego szczebla, aby być na bieżąco z wszelkimi zmianami w procesie zamówień. Administratorzy mogą również oferować instrukcje i szkolenia personelowi zaopatrzenia, a także odwiedzającym kupujących i dostawców. Mogą również dokonywać przeglądu ofert na usługi i kontrakty, aby upewnić się, że te oferty są zgodne z aktualną polityką zamówień.
Umiejętności analityczne są ważne dla administratora zaopatrzenia, który może potrzebować szybkiego przeglądu umów w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów. Administratorzy muszą również posiadać umiejętność efektywnego korzystania z aplikacji komputerowych oraz gruntowną znajomość systemu informacji o zamówieniach, z którego korzysta firma. Systemy informacji o zamówieniach są często wykorzystywane do tworzenia szczegółowych raportów zakupowych.
Administrator zakupów przeprowadza również analizy kosztów i pracuje z budżetami zakupowymi firmy. Budżetowanie jest kluczowym elementem efektywnego procesu zakupowego i zarządzania firmą jako całością. Administrator musi posługiwać się skutecznymi umiejętnościami komunikacyjnymi i być w stanie wykazać się wysokim poziomem wiedzy na temat kontraktu i procesu zakupowego.