Asystent personalny, zwany również potocznie asystentem personalnym, pracuje przede wszystkim z kartotekami i aktami pracowniczymi organizacji. Często podlega dyrektorowi personalnemu lub dyrektorowi personalnemu. Typowe obowiązki mogą obejmować pracę z obecnymi członkami personelu organizacji, a także rekrutację, zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników. Dodatkowe obowiązki zawodowe zwykle zależą od wielkości firmy i jej personelu. Niektóre przykłady mogą obejmować wykonywanie ogólnych zadań administracyjnych i pośredniczenie w konfliktach pracowniczych. Od asystentów personelu oczekuje się na ogół szeregu umiejętności zawodowych.
Jednym z podstawowych obowiązków asystenta personelu jest prowadzenie dokumentacji. Zwykle prowadzi akta osobowe każdego pracownika. Zawierają one zazwyczaj informacje, takie jak osobiste dane kontaktowe, raporty czasu pracy i obecności oraz oceny wydajności. Informacje o wynagrodzeniu, w tym potrącenie podatku u źródła, są zwykle również zawarte w aktach osobowych. Asystent personelu zwykle przechowuje również informacje o świadczeniach pracowniczych, takie jak szczegóły planu ubezpieczenia na życie i ubezpieczenia zdrowotnego.
Oprócz głównego obowiązku prowadzenia ewidencji zasobów ludzkich asystenci personelu mogą mieć również inne szerokie obowiązki administracyjne. Na przykład jednym z ich zadań może być śledzenie na bieżąco przepisów prawa pracy i reagowanie w razie potrzeby na skargi pracowników. Mogą też być główną osobą kontaktową w organizacji, pełniąc funkcję asystenta administracyjnego, a także kierownika ds. stosunków pracy. Wielu asystentów personelu prowadzi również badania i kompiluje dane w celu tworzenia raportów na różne tematy.
Ponadto często reprezentują swoje organizacje na targach pracy. Podczas procesu rekrutacji asystent personalny może również ogłaszać wolne stanowiska, zbierać i przeglądać aplikacje, przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne i sprawdzać referencje. Może być odpowiedzialny za faktyczne zatrudnianie wykwalifikowanych kandydatów. Po zatrudnieniu członków personelu może on również ułatwić nowe programy orientacji dla pracowników i pomóc im zapisać się do planów świadczeń.
Aby zostać asystentem personelu, zwykle wymagany jest dyplom ukończenia szkoły średniej lub jego odpowiednik. Wiele z nich ma również stopień naukowy lub szkolenie zawodowe w zakresie zarządzania lub zasobów ludzkich. Doświadczenie w pracy jest również zwykle uważane za cenny zasób. Pożądane kwalifikacje zawodowe mogą obejmować doskonałe umiejętności organizacyjne i zdolność do zachowania poufnych informacji. Niektóre stanowiska mogą wymagać pewnego stopnia wiedzy technicznej w takich dziedzinach, jak księgowość lub korzystanie z określonych aplikacji komputerowych. Ponadto kariera w zasobach ludzkich zazwyczaj wiąże się z dobrymi umiejętnościami komunikacji interpersonalnej.