Asystent wykonawczy poświęca swoją karierę na pomoc urzędnikowi korporacyjnemu, zwykle zapewniając połączenie profesjonalnych porad i wsparcia administracyjnego. Chociaż obowiązki związane z pracą różnią się w zależności od kultury panującej w danej firmie, istnieje kilka podstawowych zadań, które wykonują wszyscy asystenci. Większość z nich jest związana z pracą sekretarską, planowaniem i zarządzaniem kontaktami. Wielu menedżerów traktuje swoich asystentów jako osoby, do których mogą zwracać się z pomysłami, zaleceniami i poufną pomocą, i pomagają we wszystkim, od kserowania po briefingi prasowe.
Hierarchia
Firmy z asystentami wykonawczymi zazwyczaj przypisują jednego asystenta na dyrektora. Asystent odpowiada za realizację zadań delegowanych przez kierownika, który pełni funkcję jego bezpośredniego przełożonego. W wielu przypadkach asystenci mają biurka tuż przed biurami swoich kierowników, aby byli jak najbardziej dostępni.
Asystenci wykonawczy zazwyczaj odpowiadają tylko przed swoim wyznaczonym przełożonym. Pełnią rolę powiernika i pomocnika biurowego tej osoby. Asystent robi wszystko, co musi zrobić kierownik. Mogą towarzyszyć swojemu dyrektorowi na spotkaniach biznesowych i są odpowiedzialni za poznanie szczegółów dotyczących innych uczestników. W zależności od potrzeb dyrektora, asystenci mogą również przyjeżdżać na wyjazdy firmowe. Na tym stanowisku asystent jest zwykle odpowiedzialny za zarządzanie harmonogramem dyrektora, organizowanie spotkań i upewnianie się, że przeczytał właściwy materiał informacyjny i jest gotowy do przedstawienia wszelkich potrzebnych prezentacji lub uwag.
Obowiązki urzędnicze
Nie wszystko w tej pracy jest tak efektowne, jak podróże i głośne spotkania. Wiele codziennych zadań asystenta wykonawczego ma charakter urzędniczy. Asystenci są zazwyczaj odpowiedzialni za załatwianie formalności przełożonych. Obejmuje to korespondencję pocztową, korespondencję międzyurzędową i podstawową archiwizację. Asystent może być również wezwany do zarządzania kalendarzem, śledzenia godzin spotkań, oficjalnych spotkań i ważnych kontaktów.
Wymagania dotyczące zarządzania
W zależności od struktury i wielkości firmy, asystent wykonawczy może mieć jednego lub więcej własnych asystentów do pomocy w obciążeniu pracą. Są to zazwyczaj sekretarki lub mniej liczni pracownicy biurowi na poziomie podstawowym. Asystent wykonawczy jest zwykle odpowiedzialny za zarządzanie ich zadaniami i delegowanie im zadań zgodnie z wymaganiami.
W większości przypadków dyrektor korporacji ma niewiele lub nie ma nic do powiedzenia na temat struktury sekretariatu, którą tworzy jego asystent. Decyzje dotyczące dyscypliny, wyróżnień i podwyżek często pozostawia się do uznania asystenta, często w porozumieniu z działem kadr firmy.
Szkolenie i doświadczenie
Zapewnienie pracy asystenta wykonawczego zazwyczaj wymaga połączenia szkolenia i praktycznego doświadczenia. Generalnie kadra kierownicza oczekuje, że ich asystenci będą ekspertami w zakresie zasad i procedur firmy oraz biegli w podstawowych funkcjach biurowych. Nie jest niczym niezwykłym, że pracownik zostaje asystentem wykonawczym po pracy na innym stanowisku w strukturze firmy. Na przykład wiele sekretarek niższego szczebla awansuje na status asystentów wykonawczych po kilku latach dobrej pracy.
Większość firm woli, aby asystenci posiadali jakiś stopień naukowy. Zajęcia z zarządzania, zasobów ludzkich, a nawet socjologii mogą być korzystne, ale zwykle wystarczy mieć dyplom z czegoś. Menedżerowie zatrudniający w firmach często postrzegają wykształcenie wyższe jako bardziej oznakę prestiżu i ogólnego intelektu niż źródło konkretnej wiedzy związanej z pracą.
Nie oznacza to jednak, że aby zostać asystentem wykonawczym, wymagany jest stopień naukowy. W wielu przypadkach doświadczenie jest ważniejsze niż formalna edukacja. Chociaż może być trudno znaleźć zatrudnienie na szczeblu kierowniczym zaraz po ukończeniu szkoły średniej, ktoś z dyplomem ukończenia szkoły średniej, który spędził kilka lat pracując jako członek personelu pomocniczego w środowisku korporacyjnym, może być najbardziej przekonującym kandydatem. Firmy są często bardziej zainteresowane tym, jak dobrze kandydat może wykonać daną pracę, niż szkoły wymienione w CV.
Prestiż i korzyści
Asystenci wykonawczy są zwykle uważani za nieco elitarnych, przynajmniej jeśli chodzi o personel pomocniczy. Zwykle mają przywileje, których nie dzielą inni asystenci administracyjni, zarówno pod względem zasobów, jak i wynagrodzenia. W niektórych firmach asystent wykonawczy z długim stażem może kwalifikować się do udziału w programach emerytalnych lub innych korzyściach niedostępnych dla pracowników na niższych stanowiskach.
Stosunek do osobistych asystentów
W niektórych przypadkach asystenci wykonawczy mogą również wykonywać pewne obowiązki osobiste, takie jak odbieranie pralni chemicznej lub organizowanie wakacji dla rodzinnego zwierzaka. Nie są to jednak normalne obowiązki zawodowe. W większości przypadków tego rodzaju prace poza biurem są zadaniami osobistego asystenta. Łatwo pomylić asystentów osobistych i wykonawczych, chociaż praca, którą wykonują, jest technicznie odmienna. Jedyną oficjalną rolą asystenta wykonawczego jest pomoc przełożonemu w osiągnięciu sukcesu w pracy. Z drugiej strony osobisty asystent jest zwykle odpowiedzialny za pomoc ważnej osobie w ogólnym zorganizowaniu jej życia, zarówno osobiście, jak i zawodowo.