Wirtualny asystent wykonawczy to specjalista ds. administracyjnych poza siedzibą firmy, zazwyczaj niezależny. Wykonuje te same obowiązki i zadania, co tradycyjny asystent administracyjny szczebla kierowniczego, z jednym głównym zastrzeżeniem. Wirtualni asystenci, w tym asystenci obsługujący klientów z kadry kierowniczej, zarządzają wszelkimi zadaniami administracyjnymi lub sekretarskimi, które nie wymagają fizycznej obecności. W przeciwieństwie do tradycyjnych asystentów wykonawczych, wirtualny asystent wykonawczy działa ze zdalnej lokalizacji jako niezależny wykonawca z kilkoma dyrektorami i właścicielami małych firm jednocześnie.
Kluczowe różnice między tradycyjnym asystentem wykonawczym a wirtualnym asystentem wykonawczym to lokalizacja i stosunek pracy między dyrektorem a asystentem. Wraz z pojawieniem się nowoczesnych technologii, w tym poczty e-mail, oprogramowania zwiększającego produktywność i funkcji wirtualnych spotkań, lokalizacja geograficzna nie stanowi już bariery. Asystenci mogą mieszkać wiele kilometrów, a nawet kontynentów od dyrektorów, których reprezentują. Ponadto, zamiast relacji pracownik-pracodawca między wirtualnym asystentem dyrektora wykonawczego a dyrektorem, jest to relacja między usługodawcą a klientem.
Według organizacji zawodowych, takich jak International Association of Administrative Professionals (IAAP), istnieją dwa podstawowe typy asystentów administracyjnych. Tradycyjne sekretarki i asystenci administracyjni na poziomie podstawowym zarządzają takimi zadaniami, jak kalendarze i planowanie, przygotowywanie komunikatów drukowanych i ustnych, utrzymywanie dokumentów i systemów archiwizacji, organizowanie podróży oraz organizowanie planów spotkań i dokumentów uzupełniających. Dla porównania, asystenci wykonawczy zarządzają tymi samymi zadaniami dla kadry kierowniczej i menedżerów wyższego szczebla, a także utrzymują wyższy poziom obowiązków, takich jak podejmowanie drobnych decyzji biznesowych w imieniu dyrektora. W zależności od konkretnego stanowiska asystenci wykonawczy mogą być również odpowiedzialni za szereg innych zadań, w tym przygotowywanie biuletynów, aktualizowanie informacji o profilu kierowniczym online lub utrzymywanie strony internetowej.
Niewielu wirtualnych asystentów dokonuje takich samych rozróżnień między ogólną pomocą administracyjną a pomocą administracyjną na poziomie wykonawczym, jak w przypadku specjalistów administracyjnych na miejscu. Zamiast tego, jako właściciel małej firmy, wirtualny asystent zawiera umowę z dwoma lub więcej klientami, aby oferować wszelkie usługi wsparcia, jakich potrzebuje właściciel firmy lub dyrektor. Większość klientów poszukuje asystenta poza siedzibą firmy, który jest w stanie służyć w dowolnym charakterze pomocniczym, w tym jako wirtualny asystent wykonawczy. Wirtualni asystenci często mają specjalistyczne umiejętności, takie jak korzystanie z platform mediów społecznościowych, tworzenie złożonych stron internetowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych i inne umiejętności.
Każda praktyka pomocy wirtualnej oferuje różne poziomy usług, stawki i rodzaje usług w zależności od określonego rynku docelowego. Odnoszący sukcesy wirtualni asystenci posiadają nie tylko umiejętności wsparcia administracyjnego. Niezbędna jest wiedza marketingowa, zarządzanie finansami małej firmy, umiejętność outsourcingu projektów zarówno dla asystenta, jak i dla klientów, a także solidna znajomość mediów społecznościowych i podobnych pojawiających się technologii. Stawki za wirtualnych asystentów są zazwyczaj oparte na godzinach lub oferowane jako zryczałtowane opłaty, podobnie jak księgowi i prawnicy.