Menadżer zaplecza to profesjonalista odpowiedzialny za nadzorowanie pracy osób w działach takich jak kadry (HR), księgowość i informatyka (IT). Termin „back office” opisuje wszystkie funkcje, które wspierają operację, ale nie odnoszą się bezpośrednio do obsługi klienta, nawet jeśli mają duży wpływ na relacje z klientami. Menedżerowie ci są zatrudnieni w wielu różnych dziedzinach, takich jak branża medyczna, produkcja i finanse, więc ich obowiązki różnią się w zależności od dziedziny, w której pracuje.
W większości przypadków oczekuje się, że kierownik ds. zaplecza ma doświadczenie w takich dziedzinach, jak matematyka, rachunkowość lub inżynieria. W niektórych branżach będzie jednak szkolił się w bardziej wyspecjalizowanych dziedzinach. Na przykład jedna osoba z branży finansowej ma prawdopodobnie doświadczenie edukacyjne i zawodowe w nadzorowaniu usług finansowych. Podobnie specjalista ds. Zaplecza medycznego może mieć doświadczenie w dziedzinie, takiej jak administracja szpitalna.
Kiedy profesjonaliści odnoszą się do back office, mogą mieć na myśli jedną z wielu różnych funkcji. Na przykład kierownik, który specjalizuje się w zasobach ludzkich, może być odpowiedzialny za dopilnowanie, aby akta pracownicze były prawidłowo złożone i dokładne. Z drugiej strony osoby nadzorujące operacje IT mogą projektować sieci i przeprowadzać aktualizacje, które umożliwiają płynniejsze działanie oprogramowania. Kierownik księgowości często wykonuje obowiązki, takie jak nadzorowanie procesów audytu, aby upewnić się, że są one zgodne z wytycznymi firmy i są zgodne z przepisami.
Podczas gdy specjaliści front office są odpowiedzialni za bezpośrednie kontakty z klientami, specjaliści back office wykonują większość pracy, która ma wpływ na obsługę klienta. Kierownik zaplecza w dziedzinie medycyny może rejestrować i pobierać dane pacjentów. W branży produkcyjnej kierownik może odpowiadać za składanie zamówień i budżetowanie projektów, których efektem jest produkcja elementów sprzedawanych klientom.
Menedżerowie zaplecza często mają świetne umiejętności komunikacyjne. Mogą skonsultować się z menedżerami z front office i kadrą kierowniczą, aby omówić strategie, cele i oczekiwania. Często zdarza się również, że jeden z nich pełni funkcję przełożonego w niektórych działach. Na przykład menedżer IT, oprócz nadzorowania procesów komputerowych i telekomunikacyjnych, może szkolić i delegować zadania pracownikom IT. W niektórych przypadkach będzie komunikował się z klientami, którzy są niezadowoleni lub mają problemy, których przedstawiciele front office nie mogą rozwiązać.