Koordynator cateringu zarządza działem cateringu restauracji, sklepu spożywczego, dostawcy usług gastronomicznych lub firmy zajmującej się imprezami okolicznościowymi. Zwykle odpowiada za organizację i planowanie imprez cateringowych dla klientów i może być publiczną twarzą działalności cateringowej firmy. Skuteczny koordynator cateringu może potrzebować doskonałych umiejętności osobistych, doświadczenia w zarządzaniu i nadzorze oraz jasnego zrozumienia świata cateringu.
To dość niezwykłe, aby koordynator cateringu służył jako szef kuchni; funkcja pracy jest zwykle bardziej administracyjna. Posiadanie umiejętności twórczych może być jednak ważne, ponieważ pozwala to koordynatorowi na pomoc klientom w dostrzeżeniu opcji i podjęciu decyzji dotyczących ich imprezy cateringowej. Największą częścią pracy koordynatora jest organizacja i realizacja wydarzeń, które mogą obejmować drobne sprawy, takie jak prywatny obiad dla rodziny, gale otwarcia, premiery filmowe czy wesela towarzyskie.
Kiedy klient przychodzi do koordynatora cateringu, aby zorganizować wydarzenie, koordynator zazwyczaj siada i omawia parametry konkretnej sytuacji. Ważne rzeczy, które koordynator może potrzebować, to rodzaj wydarzenia, liczba osób, czy jest pożądany temat lub atmosfera, a także to, co klient uważa za dobry budżet. Korzystając z dogłębnej znajomości firmowego menu cateringowego, koordynator może pomóc klientowi stworzyć idealne menu na imprezę. W niektórych przypadkach może to obejmować degustacje możliwych dań, aby klient mógł ocenić umiejętności i jakość kucharzy.
Po otrzymaniu i przetworzeniu zamówienia koordynator może być odpowiedzialny za zebranie zespołu cateringowego do zarządzania wydarzeniem. Mogą to być kelnerzy, barmani, kelnerzy i szefowie kuchni, którzy mogą być pod kierownictwem koordynatora cateringu. Zazwyczaj koordynator może czerpać z pracowników firmy lub może mieć listę kontaktów z dobrymi kelnerami, których można zatrudnić na co dzień. W niektórych przypadkach koordynator może być również odpowiedzialny za przygotowywanie przedmiotów związanych z cateringiem, w tym krzeseł i stołów, pościeli, kwiaciarni, sztućców i naczyń.
Koordynator cateringu może, ale nie musi nadzorować dostawy, przygotowania i realizacji wydarzenia. W dużej firmie tymi obowiązkami może zająć się menedżer, pozostawiając koordynatorowi swobodę przygotowania innych wydarzeń i kontynuowania codziennej pracy przy spotkaniach z klientami. Przy innym wydarzeniu lub nawet kilku wydarzeniach przez wiele dni, życie zawodowe koordynatora cateringu może być dość ekscytujące.