Koordynator planowania zasadniczo zarządza wydarzeniem lub spotkaniem dla osoby lub firmy, czasami na dużą skalę. Wspólne stanowiska koordynatora obejmują śluby, biznes, konwencje i spotkania, a także inne koordynatorów, które mogą istnieć w różnych branżach. Osoby te widzą wydarzenie od początku do końca, angażując klienta tylko wtedy, gdy konieczna jest poważna decyzja lub zmiana planu. Niektóre wspólne zadania koordynatora planowania obejmują wybór miejsca spotkania, zarys potrzeb i otoczenia klienta oraz zakup żywności i napojów, a także koordynację wszystkich działań wśród dostawców i zakończenie wydarzenia dla klienta. Nie wszystkie wydarzenia są takie same, dzięki czemu ta kariera jest satysfakcjonująca dla tych, którzy lubią różnorodność w pracy.
Formalne wykształcenie nie zawsze jest konieczne dla koordynatora planowania, co nie oznacza, że ta kariera jest niewykwalifikowana. Podczas gdy duża organizacja, która wynajmuje koordynatorów klientom, może wymagać dyplomu ukończenia studiów wyższych, wiele osób pracuje jako kontrahenci z niewielkim wykształceniem formalnym. Typowe stopnie mające zastosowanie do tej ścieżki kariery obejmują public relations, zarządzanie hotelem i hotelarstwem, komunikację lub marketing. W niektórych przypadkach osoba, która decyduje się na współpracę z klientami biznesowymi, może uznać dyplom ukończenia studiów wyższych za pomocny w umieszczaniu swoich umiejętności powyżej umiejętności innego koordynatora planowania. Szkolenie może być również konieczne, gdy dana osoba znajdzie pracę w organizacji, która zatrudnia wiele rodzajów koordynatorów.
Kiedy koordynator planowania po raz pierwszy kontaktuje się z klientem, próbuje dowiedzieć się, jakiego rodzaju wydarzenia i czego pragnie klient. Doświadczeni koordynatorzy najczęściej mają portfolio wcześniejszych spotkań lub wydarzeń, które mogą wykorzystać jako przykłady dla nowych klientów. Typowe decyzje dotyczące wydarzeń obejmują lokalizację, poziom formalności, rodzaj jedzenia, czas trwania niektórych czynności i wiele innych. Zaplanowanie większości spotkań i wydarzeń może zająć tygodnie lub miesiące, w zależności od ich rozmiarów i zakresu. Na przykład koordynatorom ślubów może zająć prawie rok, aby zaplanować wydarzenie w oparciu o potrzeby i życzenia klienta.
Większość wydarzeń, nad którymi pracuje koordynator planowania, wymaga doskonałego zarządzania czasem i umiejętnościami organizacyjnymi. Koordynatorzy, którzy odnieśli ogromne sukcesy, często odkrywają, że ich talenty są przyciągane w wielu kierunkach, a wielu klientów i wydarzenia odbywają się jednocześnie. Podczas gdy niektórzy koordynatorzy mogą uznać to za wyczerpujące fizycznie i emocjonalnie, dla innych może to być energetyzujące, gdy duże wydarzenie się urzeczywistnia. Wielu koordynatorów planowania może również uczestniczyć w wydarzeniu i nadzorować wiele działań, umożliwiając im bezpośrednią pracę z uczestnikami. Warto również zobaczyć produkcję na dużą skalę w szczytowym momencie jej kompletności.