Zadania związane z planowaniem imprez są zróżnicowane pod względem rodzajów obsługiwanych osób lub korporacji, a dokładniej rodzajów wydarzeń lub miejsc, które wymagają planowania. Niektórzy planiści imprez lubią pomagać rodzinom w organizacji urodzin, rocznic lub ślubów. Tego rodzaju zadania zazwyczaj wymagają kogoś, kto jest zewnętrznym konsultantem niezależnym. Niektóre prace związane z planowaniem imprez, na przykład w korporacji, mogą być wykonywane w pełnym wymiarze godzin. W takim przypadku celem event plannera jest promocja firmy poprzez wydarzenia takie jak seminaria informacyjne lub targi związane z produktami i/lub usługami firmy.
Niektóre zadania związane z planowaniem wydarzeń obracają się wokół ważnych wydarzeń, które mogą mieć miejsce tylko raz w roku lub raz na kilka lat. Usługi takie jak sprzedaż żywności, transport i bezpieczeństwo muszą być zorganizowane w takich miejscach jak Super Bowl, igrzyska olimpijskie i inauguracje prezydenckie, żeby wymienić tylko kilka. Bez względu na zakres wydarzenia, osoby zaangażowane jako planiści muszą być w stanie zaaranżować i żonglować każdym szczegółem, aby upewnić się, że każdy aspekt wydarzenia przebiega płynnie. Czasami podczas wydarzenia coś idzie nie tak. Planista musi być gotowy do naprawienia sytuacji poprzez ponowną ocenę i reorganizację oraz w razie potrzeby sprowadzenie pomocy z zewnątrz.
Event planner jest odpowiedzialny za każdy aspekt wydarzenia. Może organizować prelegentów, umawiać się na rejestrację uczestników na wydarzenie, organizować i planować spotkania lub seminaria oraz dbać o to, by wszyscy zaproszeni goście spełniali ich potrzeby. Głównym celem planisty jest upewnienie się, że wydarzenie jest odpowiednie dla grupy lub firmy, dla której pracuje i że jest sukcesem dla tej firmy.
Jeśli planista wydarzeń zostanie zatrudniony do zorganizowania wydarzenia dla osób z określonej branży w celu spotkania się i interakcji, może na przykład rozważyć, czy najlepiej byłoby to osiągnąć za pomocą serii wykładów i seminariów, interaktywnych paneli dyskusyjnych lub targów . Różne formaty będą prawdopodobnie bardziej skuteczne dla różnych grup profesjonalistów. Cykl wykładów może nie być najlepszym wyborem dla profesjonalistów zajmujących się technologiami interaktywnymi, a tym samym nie spełniać celu wyznaczonego przez firmę zatrudniającą. Z drugiej strony specjaliści medyczni mogą być bardziej przyzwyczajeni do formatu nauczania wykładowego.
Chociaż nie ma wymogu wykształcenia, aby pracować na stanowisku organizatora imprez, wielu planistów posiada co najmniej tytuł licencjata w zakresie marketingu, biznesu, administracji turystycznej lub hotelarstwa. Studia w tych dziedzinach pomagają upewnić się, że uczeń rozumie naturę planowania wydarzeń i posiada umiejętności planowania i organizowania wielu różnych rodzajów wydarzeń. Przygotowuje również kandydatów do radzenia sobie z wszelkimi problemami, które mogą pojawić się podczas planowania wydarzeń lub w ich trakcie.
Wynagrodzenie za prace związane z planowaniem imprez może się znacznie różnić. Oprócz korporacji, ci, którzy nie zdecydują się na podróż jako freelancer, mogą znaleźć pracę w centrach kongresowych, hotelach i kurortach, liniach wycieczkowych i kasynach. Inne miejsca pracy związane z planowaniem imprez można znaleźć w organizacjach non-profit lub w samej firmie zajmującej się planowaniem imprez.