Podstawową funkcją koordynatora prawnego jest współpraca z prawnikami, prawnikami, asystentami prawnymi i innymi członkami zespołu usług prawnych. Odpowiadają za zarządzanie obiegiem dokumentów, informacji i danych w zespole. Zdecydowana większość stanowisk koordynatora prawnego znajduje się w dużych kancelariach prawnych, w których wiele osób pracuje nad aktami klientów.
Istnieje wiele ścieżek kariery i metod, aby zostać koordynatorem prawnym. W Europie koordynatorzy ci są w pełni certyfikowanymi prawnikami. Często muszą dużo podróżować i muszą mieć pozwolenie na pracę w wielu krajach europejskich. Ta rola jest często spotykana w dużych, międzynarodowych firmach, które potrzebują informacji z wielu lokalizacji w celu realizacji różnych procesów. Koordynator jest odpowiedzialny za zarządzanie plikiem, w roli bardzo podobnej do kierownika projektu.
W Ameryce Północnej koordynatorem prawnym jest zazwyczaj stanowisko administracyjne. Kandydaci muszą odbyć jakiś rodzaj szkolenia prawniczego, ale zwykle jest to asystent prawny lub współpracownik. Podstawowym celem tej roli pozostaje koordynacja informacji, ale poziom odpowiedzialności jest bardzo różny. W Europie klienci w dużych sprawach oczekują bezpośredniej komunikacji z koordynatorem. W Ameryce Północnej koordynator przedstawia główny prawnik, który komunikuje się bezpośrednio z klientem, wgląd w status akt.
Doświadczenie jest najważniejszą kwestią przy poszukiwaniu stanowiska koordynatora prawnego. Na tym stanowisku wymagane są dwa rodzaje doświadczenia: zarządzanie plikami i dokumentacja procesów. Jako koordynator musi posiadać zaawansowane umiejętności w zakresie oprogramowania komputerowego, a także doskonałe umiejętności organizacyjne, komunikacyjne i interpersonalne.
Zarządzanie plikami to coś więcej niż tylko składanie wniosków, co jest szczególnie istotne dla koordynatora prawnego. Bardzo ważne jest zarządzanie obiegiem dokumentów, zapewnienie odpowiednim osobom terminowego otrzymywania właściwych dokumentów oraz zapewnienie, że informacje zawarte w aktach podstawowych są dobrze zorganizowane i aktualne. Techniki archiwizacji, indeksowania i sprawdzania krzyżowego są niezbędne, aby zapewnić szybkie odzyskanie dokumentów w razie potrzeby.
Dokumentacja procesowa to pisemny zestaw instrukcji dotyczących zarządzania różnymi procesami biznesowymi w firmie. W zawodzie prawniczym bardzo ważne jest, aby wszystkie procesy związane z zarządzaniem dokumentami, aktami, informacjami i danymi były jasno udokumentowane. Procedury te mogą być stosowane w sądzie w przypadku sporów dotyczących bezpieczeństwa dokumentów oraz kroków podejmowanych przez kancelarię w celu ochrony poufności i praw swoich klientów.