Koordynator rekrutacji pomaga studentom w przestrzeganiu procedur dotyczących wyboru kursów i wyznaczania celów w celu osiągnięcia celów edukacyjnych. Osoby pracujące w tym charakterze również ściśle współpracują z innymi pracownikami administracyjnymi, takimi jak przedstawiciele ds. rekrutacji i pomocy finansowej. Koordynator rekrutacji może być również zobowiązany do reprezentowania szkoły na różnych spotkaniach i pozakampusowych wydarzeniach rekrutacyjnych.
Dokładne obowiązki koordynatora mogą się różnić, ale każda osoba na tym stanowisku jest zobowiązana do pomocy osobom przychodzącym do organizacji w przejściu przez proces rekrutacji. Praca koordynatora zapisów jest bardzo ważna dla szkół, ponieważ osoby na tych stanowiskach są bezpośrednio odpowiedzialne za pomoc uczelniom i innym instytucjom akademickim w utrzymaniu lub zwiększeniu liczby zapisów studentów. Koordynatorzy zapisów są również ważni w pomaganiu szkole w zatrzymaniu uczniów, upewniając się, że uczniowie i ich rodziny rozumieją zasady szkoły i wszystkie oczekiwania wymagane od ucznia.
Niektóre z obowiązków często wymienianych w opisie stanowiska koordynatora rekrutacji obejmują pomoc studentom w ukończeniu procesu rekrutacji, co obejmuje wypełnienie całej niezbędnej dokumentacji, określenie głównego kierunku studiów i wybór przedmiotów odpowiednich do ukończenia studiów lub uzyskania dyplomu w konkretnym Przedmiot. Koordynator jest często pierwszą relacją, jaką uczeń nawiązuje ze szkołą, więc koordynatorzy powinni zawsze reprezentować szkołę w jak najlepszym świetle podczas interakcji ze społecznością i poszczególnymi uczniami. Inne ogólne wymagania koordynatora zapisów mogą obejmować nadzorowanie i koordynację innych członków personelu, aby zapewnić, że uczeń jest prawidłowo zapisany do szkoły.
Chociaż koordynatorzy rekrutacji prawdopodobnie będą współpracować z różnymi członkami personelu szkoły, w tym z nauczycielami i pracownikami administracyjnymi, przedstawiciele przyjęć i przedstawiciele pomocy finansowej, w szczególności, zwykle ściśle współpracują z koordynatorami. Właściwie nie jest niczym niezwykłym, że osoby pracujące w działach rekrutacji i pomocy finansowej znajdują się pod bezpośrednim nadzorem tego typu koordynatora. Koordynator rekrutacji czasami współpracuje również z innymi działami przy przygotowywaniu i udostępnianiu raportów oraz pozyskiwaniu funduszy lub przygotowywaniu grantów na specjalne projekty.
Oprócz pomocy w rekrutacji obowiązki koordynatora rekrutacji często wymagają pracy z marketingu i public relations w imieniu szkoły. Pracując w tym charakterze, koordynator może być zobowiązany do udziału w wydarzeniach rekrutacyjnych dla studentów, w tym w wystąpieniach publicznych w lokalizacjach poza kampusem, w celu przyciągnięcia potencjalnych studentów do szkoły. Wymagania koordynatora zapisów obejmują zatem umiejętność przekonującego komunikatora i umiejętność przekazywania informacji w sposób, który uczniowie i rodzice mogą łatwo zrozumieć. Koordynatorzy muszą również być dobrze zorientowani w polityce szkoły i wymaganiach akademickich, aby poprawnie odpowiedzieć na pytania, które potencjalny uczeń może mieć na temat szkoły.