Stażyści w zakresie płac to pracownicy na poziomie podstawowym, którzy przechodzą szkolenie w miejscu pracy przed przejściem na stałe stanowiska urzędnika ds. płac. Podobnie jak urzędnik o ustalonej pozycji, stażysta płacowy przetwarza wypłaty wynagrodzeń pracowników i dokonuje wszelkich niezbędnych potrąceń na pokrycie podatków i innych kosztów. Stażyści zwykle pracują pod bezpośrednim nadzorem doświadczonych urzędników lub kierowników działów.
Zazwyczaj stażysta płacowy musi ukończyć szkołę średnią, ale większość firm nie oczekuje od stażystów stopni naukowych, ponieważ prace biurowe są zwykle stanowiskami na poziomie podstawowym. Stażystom pokazuje się, jak czytać karty czasu pracy pracowników, które zawierają informacje, takie jak godziny przepracowane przez pracownika. Przepisy prawa pracy w niektórych krajach wymagają, aby pracodawcy płacili dodatkowe pieniądze lub nadgodziny pracownikom, których tygodniowy czas pracy przekracza określone limity. Firmy stosują kody płacowe, aby odróżnić zwykłe godziny pracy od nadgodzin, urlopów i zwolnienia chorobowego. W początkowym okresie orientacji stażyści są uczeni o różnych kodach płacowych oraz o tym, jak wprowadzać informacje do systemów płacowych i oprogramowania.
W wielu krajach pracodawcy są zobowiązani do potrącania podatków od wynagrodzeń pracowników, a za obliczanie tych obowiązkowych potrąceń odpowiadają urzędnicy płac i stażyści. Urzędnicy obliczają roczne zarobki pracowników i używają macierzy stawek podatkowych, aby określić kwotę podatku, którą musi zapłacić każdy pracownik. Dlatego praktykant płac musi mieć dobre umiejętności matematyczne i dbałość o szczegóły. Ponadto pracownicy w niektórych krajach mogą wpłacać składki przed opodatkowaniem na konta emerytalne i zdrowotne, w którym to przypadku urzędnicy i stażyści muszą potrącać pieniądze z wypłat i poczynić kroki w celu zdeponowania pieniędzy na odpowiednich kontach.
Czasami kierownicy działów i pracownicy popełniają błędy podczas wprowadzania informacji o płacach, a stażysta musi sprawdzić poprawność kart czasu pracy przed przetworzeniem jakichkolwiek płatności. Stażyści często muszą kontaktować się z pracownikami w celu rozwiązania problemów związanych z takimi błędami, co oznacza, że muszą posiadać dobre umiejętności administracyjne i interpersonalne. Przepisy w wielu krajach wymagają od pracodawców przechowywania informacji płacowych przez kilka lat, a stażyści często mają za zadanie wypełnianie dokumentów płacowych.
Stażysta płac na co dzień odpowiada za takie same zadania i obowiązki, jak pracownik stałego działu płac. Podczas gdy urzędnicy ds. płac są zwykle odpowiedzialni za swoją własną pracę, praca stażysty ds. płac jest zwykle kontrolowana przez przełożonego przed przetworzeniem jakiejkolwiek wypłaty wynagrodzenia. Ponadto stażyści często muszą przejść testy z różnych aspektów swojej pracy, zanim będą mogli zajmować się bardziej złożonymi zadaniami. Stażyści, którzy popełniają minimalne błędy, są ostatecznie w stanie pracować bez bezpośredniego nadzoru. W takim przypadku proces szkolenia zazwyczaj kończy się, a stażyści stają się pełnoprawnymi urzędnikami ds. płac.