Głównym zadaniem każdego kierownika projektu jest organizowanie ludzi i zarządzanie różnymi zadaniami w celu osiągnięcia określonego celu. To, czym jest ten cel lub „projekt”, może się znacznie różnić. Czasem jest to publikacja raportu lub zorganizowanie konferencji; może to być również ukończenie budynku lub przebudowa lub wykonanie projektu aranżacji wnętrz. Chociaż ustawienia mogą być bardzo różne, menedżerowie mają pewne uniwersalne atrybuty. Wszystkie koncentrują się na zarządzaniu ludźmi, po pierwsze, a wszystkie wymagają szerokiego spojrzenia na poszczególne zadania, które należy wykonać, aby osiągnąć cel. Znaczna część pracy kierownika projektu polega na ustaleniu głównego planu działania, a następnie upewnieniu się, że wszystkie elementy są na miejscu, aby zrealizować ten plan do końca.
Cele ogólne
Kierownicy projektów to przede wszystkim liderzy, którzy organizują działania w określonym kierunku. Zazwyczaj mieli za zadanie wykonać coś konkretnego, a następnie wyposażano ich w personel — często nazywany „zespołem” — aby pomóc osiągnąć cel. Menedżerowie zwykle zaczynają od podzielenia większego celu końcowego na mniejsze części, a następnie ustalają wewnętrzne terminy ukończenia każdego komponentu. Kalendarze są ważną częścią pracy, podobnie jak regularne przeglądy personelu i rozmowy motywacyjne, jeśli to konieczne.
Wielu ekspertów od zarządzania projektami twierdzi, że aby odnieść sukces, menedżer musi zrównoważyć cztery główne obszary. Musi rozumieć zakres projektu. Menedżer musi znaleźć odpowiednich ludzi i materiały oraz efektywnie je wykorzystać. Wszystkie zadania muszą być zaplanowane tak, aby zostały wykonane na czas. Kierownik projektu musi również zadbać o to, aby projekt został zrealizowany w ramach przypisanego mu budżetu.
Znaczenie koordynacji
Jedną z najważniejszych części pracy kierownika projektu jest koordynacja personalna. Menedżer musi umieć tworzyć zespoły, które będą skuteczne i zmotywowane do wykonywania niezmiennie dobrej pracy. Umiejętność delegowania zadań i odpowiedzialności jest niezbędna, a menedżerowie muszą być gotowi do wkroczenia i wprowadzenia zmian w przypadku wystąpienia problemu lub opóźnienia.
Aby skutecznie koordynować projekt, kierownik musi być świadomy tego, co robi każdy członek zespołu i czy ta osoba dotrzyma swoich terminów. Wielu kierowników projektów korzysta ze specjalnego oprogramowania, które pomaga im to śledzić. To oprogramowanie często umożliwia członkom zespołu omawianie projektu ze sobą, przeglądanie list zadań do wykonania w ramach projektu i określanie, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania, a także udostępnianie plików i dokumentów. Może również pozwolić menedżerom zobaczyć, które zadania są zgodne z harmonogramem i gdzie projekt stoi pod względem budżetu. Tego typu oprogramowanie jest szczególnie cenne w przypadku dużych projektów i zespołów.
Projekty koncepcyjne oparte na biurach
W biurach korporacyjnych i innych większość projektów, które wymagają uwagi menedżera, dotyczy badań i pisania. Raporty udziałowców, główne podsumowania ustaleń i publikacje wydawane przez laboratoria naukowe lub organizacje non-profit to często złożone przedsięwzięcia, które wymagają wielu różnych kroków, aby przejść od „etapu pomysłu” do realizacji. Kierownicy projektów w tych ustawieniach zwykle pełnią rolę koordynatorów informacji, upewniając się, że wszystkie potrzebne elementy łączą się we właściwy sposób.
Projekty biurowe zazwyczaj wymagają dużo osobistej współpracy, którą zwykle organizuje kierownik projektu. On lub ona śledzi, kto co robi, planując rozmowy kwalifikacyjne lub śledząc postępy elektronicznie, zwykle za pomocą baz danych lub komunikacji cyfrowej, takiej jak e-mail. Liderzy zespołów są również zwykle odpowiedzialni za przygotowanie produktu końcowego, co obejmuje korektę i zmiany w ostatniej chwili. Sukces lub porażka projektu zazwyczaj spoczywa na barkach menedżera, który musi być w stanie uzasadnić wszystkie wybory przełożonym korporacji.
Wykonywanie projektów fizycznych
Często o wiele łatwiej jest zobaczyć codzienną pracę kierownika projektu, gdy projekt jest czymś namacalnym, takim jak przedsięwzięcie budowlane lub krajobrazowe. W takich warunkach menedżerowie zwykle pełnią rolę kierowników witryn, upewniając się, że wszyscy członkowie zespołu mają pracę i rozumieją, co dokładnie mają robić. Ten rodzaj przywódcy jest zwykle odpowiedzialny za zorganizowanie wszystkich potrzebnych narzędzi i materiałów, a także musi działać jako łącznik między ludźmi, którzy są właścicielami ziemi lub budynku, na którym pracuje, a tymi, którzy koordynują pracę, która ma być wykonana. Ta praca często wymaga połączenia planowania w biurze oraz rzeczywistych wizyt na miejscu i koordynacji.
Umiejętności i doświadczenie potrzebne do zdobycia pracy
Aby dostać posadę kierownika projektu, potrzeba zwykle dużego doświadczenia. W większości przypadków menedżerowie są wybierani z organizacji — to znaczy wybierani są na podstawie ich doświadczenia, które faktycznie wykonują pracę, którą należy zarządzać i koordynować. Wiele zależy od branży i danego projektu, ale pomocna może być również zaawansowana edukacja w zakresie tematyki, zarządzania biznesem lub personelem.
Wiele osób, które są zainteresowane podjęciem ról związanych z zarządzaniem projektami, bierze udział w zajęciach, aby uzyskać certyfikat. Programy są oferowane przez wiele różnych szkół, chociaż certyfikat Project Management Institute (PMP) jest powszechnie szanowany. Coraz częściej firmy zatrudniające zewnętrznych kierowników projektów wyraźnie wymieniają te referencje w swoich ogłoszeniach o pracę.