Głównym obowiązkiem rzecznika jest zapewnienie publicznego głosu organizacji, niezależnie od tego, czy jest to firma, organizacja non-profit, czy agencja rządowa. W ramach tej roli rzecznik zwykle prowadzi większość korespondencji z mediami, takimi jak gazety i stacje radiowe. Rzecznik może również komunikować się z członkami społeczeństwa, którzy mają pytania dotyczące organizacji. Rzecznicy mogą również prowadzić wydarzenia w imieniu organizacji. Ktoś może również mieć wszystkie obowiązki rzecznika bez posługiwania się tym konkretnym tytułem; mogą być na przykład nazywani sekretarzem prasowym, specjalistą ds. public relations lub rzecznikiem informacji publicznej.
Rzecznicy często są jednymi z najbardziej widocznych osób w organizacji. Na przykład sekretarz prasowy USA jest rzecznikiem Białego Domu. Odpowiedzialny za codzienne briefingi prasowe, sekretarz prasowy stale kontaktuje się z opinią publiczną i mediami. Tego rodzaju ujawnienie nie tylko prowadzi do tego, że większość dziennikarzy zna sekretarza prasowego USA z imienia i nazwiska, ale także spory procent populacji USA prawdopodobnie zna sekretarza prasowego z imienia i nazwiska.
Rzecznicy często wywodzą się z dziennikarstwa. Wiele organizacji woli, aby ich rzecznik rozumiał, jak działają media, dzięki czemu mogą lepiej komunikować się z mediami. Dziennikarze, którzy mają zgłaszać bezstronne fakty podczas pracy z organizacjami informacyjnymi, mogą mieć trudności z przejściem do roli, w której muszą jedynie nadać organizacji pozytywny wpływ.
Rzecznik może również pomóc w planowaniu wywiadów i spotkań z innymi członkami organizacji. Mogą również przemawiać w imieniu innego członka organizacji, jeśli ta osoba nie chce lub nie jest w stanie zwrócić się bezpośrednio do mediów. Rzecznicy prasowi mogą być również odpowiedzialni za pisanie i wysyłanie komunikatów prasowych. Niektórzy rzecznicy pomagają również organizować i uczestniczyć w publicznych imprezach firmowych, co może skutkować sporą ilością podróży.
Aby zostać rzecznikiem prasowym, na ogół konieczny jest dyplom z komunikacji, public relations, dziennikarstwa lub pokrewnej dziedziny. Organizacje zatrudniające rzeczników mogą również szukać kogoś, kto ma doświadczenie w pracy z mediami, czy to jako reporter, czy w roli marketingowej. Menedżer ds. rekrutacji może również dążyć do zatrudnienia od wewnątrz, aby upewnić się, że nowy rzecznik lub rzeczniczka zna organizację od podszewki.
Rzecznicy prasowi mogą również być zmuszeni do włączenia mediów społecznościowych do swojej roli zawodowej. Komunikowanie się za pośrednictwem portali społecznościowych jest coraz popularniejszym sposobem bezpośredniego zwracania się do społeczeństwa przez organizacje. Daje to również firmom szansę na oferowanie kreatywnych nagród i zachęt dla swojej bazy klientów. Na przykład rzecznik sieci spożywczej może oferować zniżki i bezpłatne oferty osobom śledzącym firmę w Internecie.