Formularz W-9 Urzędu Skarbowego (IRS) jest zwykle używany do zbierania istotnych informacji o niezależnym kontrahencie lub freelancerze w Stanach Zjednoczonych. Ten formularz zapewnia firmom i ludziom biznesowym oficjalny sposób zabezpieczenia informacji identyfikujących osoby, którym płacą. Firmy wykorzystują informacje, które zbierają, wypełniając wymagane formularze w IRS i dostarczając formularze informacyjne kontrahentowi. Firma, która zatrudnia niezależnych wykonawców, przechowuje jeden z tych formularzy dla każdego wykonawcy. Czasami instytucje finansowe, które płacą odsetki i dywidendy, również korzystają z formularza W-9.
Właściwy sposób korzystania z formularza W-9 zależy od roli osoby, która go używa. Jeśli firma zatrudnia niezależnych wykonawców lub freelancerów, przekazuje pustą kopię formularza każdemu zatrudnionemu przez siebie wykonawcy. Gdy wykonawca wypełni go i zwróci firmie, jest on przechowywany w firmowym systemie plików. Jeśli wykonawca przeniesie się lub doświadczy innych zmian, w tym zmiany nazwy firmy, powinien wypełnić nowy W-9.
Jeśli osoba korzystająca z formularza W-9 jest niezależnym wykonawcą lub freelancerem, jej zadaniem jest wypełnienie formularza, podpisanie go i opatrzenie datą oraz zwrot do firmy, która o to poprosiła. Wiąże się to z podaniem jego pełnego imienia i nazwiska widniejącego w jego zeznaniu podatkowym oraz oficjalnej nazwy firmy, jeśli jej używa. Niezależny wykonawca ma również wybrać rodzaj swojej organizacji biznesowej. Na przykład osoba, która jest jedynym właścicielem swojej firmy lub samotnym freelancerem, zazwyczaj zaznacza pole „osoba fizyczna/właściciel jednoosobowy”. Istnieją również pola wyboru dla korporacji, spółek osobowych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
Następnie wykonawca podaje swój pełny adres i numer PESEL. Jeżeli posiada numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), może go podać zamiast numeru ubezpieczenia społecznego. Jeśli dana osoba jest zwolniona z potrącania podatku zapasowego, zaznaczy również pole oznaczone „Zwolniony odbiorca”.
Kolejnym krokiem w wypełnieniu formularza W-9 jest jego podpisanie. Kiedy osoba podpisuje ten formularz, zaświadcza, że nie podlega potrąceniu na poczet zabezpieczenia. Jeśli dana osoba podlega obowiązkowi odprowadzania podatku, firma, która płaci mu pieniądze, zatrzymuje 28 procent jego pieniędzy w imieniu IRS. Może się tak zdarzyć, jeśli istnieje rozbieżność między informacjami podanymi w formularzu a zapisami, które posiada IRS. Osoba fizyczna może również mieć potrącone pieniądze, jeśli jest winna zaległe podatki i została powiadomiona, że podlega zaliczeniu na poczet podatku u źródła.