Formularz W-8 to formularz podatkowy, który informuje organizacje i osoby prowadzące działalność gospodarczą w Stanach Zjednoczonych, że osoba, z którą prowadzą interesy, nie jest obywatelem USA. Formularz zwalnia rezydenta zagranicznego z niektórych przepisów podatkowych USA. Nagłówek formularza W-8 obejmuje cztery różne formularze. Każdy jest używany w szczególnych okolicznościach.
Aby móc skorzystać z formularza W-8, osoba musi być cudzoziemcem nierezydentem. Internal Revenue Service (IRS) opublikowało kilka kryteriów pozwalających ustalić, czy ktoś jest cudzoziemcem niebędącym rezydentem. Aby spełnić te kryteria, dana osoba nie może posiadać ani mieć zielonej karty lub wizy imigracyjnej w ciągu ostatniego roku. Nie może również spędzić więcej niż 30 dni w Stanach Zjednoczonych w ciągu ostatniego roku lub więcej niż 182 dni w ciągu ostatnich trzech lat.
Istnieją cztery różne rodzaje formularzy W-8. Formularz W-8BEN to zaświadczenie o zagranicznym statusie beneficjenta rzeczywistego dla potrącenia podatku w Stanach Zjednoczonych. Jest to najczęściej używany formularz W-8. Należy o to poprosić każdą osobę, która stanie się właścicielem wypłacanego dochodu.
Z W-8ECI korzystają osoby, które twierdzą, że dochód jest związany z handlem lub biznesem w Stanach Zjednoczonych. Oznacza to, że chociaż osoba, która otrzymuje pieniądze jest zagraniczna, to sam biznes nie jest. Często ta forma jest używana w związku z amerykańskimi oddziałami firm zagranicznych.
W-8EXP powinien być używany tylko dla osób, które ubiegają się o określone zwolnienia lub ulgi podatkowe na podstawie amerykańskiego prawa podatkowego. W-8IMY jest przeznaczony dla pośredników z zagranicznymi spółkami partnerskimi. Są to osoby, które otrzymują pieniądze w imieniu obcego kraju.
O odpowiedni formularz W-8 należy poprosić przed dokonaniem płatności na rzecz dowolnej osoby, która nie jest obywatelem ani rezydentem USA. Za złożenie wniosku o formularz odpowiada firma amerykańska. Obowiązkiem firmy amerykańskiej jest również upewnienie się, że odpowiedni formularz W-8 został wypełniony całkowicie i dokładnie. Jeśli formularz nie zostanie wypełniony poprawnie, firma amerykańska może zostać pociągnięta do odpowiedzialności.
Zgodnie z paragrafami 1441 i 1442 amerykańskiego prawa podatkowego firmy amerykańskie muszą wstrzymać 30 procent wszelkich płatności na rzecz osoby zagranicznej, aby zapłacić obowiązujące podatki, chyba że złożono formularz W-8. Jeśli formularz nie jest wymagany przed dokonaniem płatności, firma amerykańska może być zobowiązana do zapłaty 30-procentowego podatku od wszelkich wypłaconych pieniędzy i ponieść kary za nieprzestrzeganie przepisów podatkowych IRS.