Stworzenie zorganizowanego systemu archiwizacji sprawi, że biuro będzie działać sprawniej, niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy na dużym wspólnym obszarze roboczym. Logiczny system archiwizacji ma kluczowe znaczenie, gdy wiele osób korzysta z tych samych plików, ponieważ pozwoli każdemu na szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji. Jeśli organizujesz swój zbiór, zaplanuj na to przynajmniej jeden dzień, aby nie stracić z oczu tego, co robisz w trakcie procesu.
Aby rozpocząć tworzenie uporządkowanego zbioru, podziel swoją pracę na dwie kategorie: aktywną i archiwalną. Materiały aktywne obejmowałyby oczekujące elementy działań, trwające projekty lub materiały do czytania, które muszą być łatwo dostępne. Materiały archiwalne zawierają dane, które nie muszą być łatwo dostępne. Zaplanuj zarezerwowanie miejsca obok biurka na aktywne przedmioty i innego obszaru do archiwizacji. Zaplanuj również harmonogram usuwania archiwów. Rozważ ograniczenia prawne przed wyrzuceniem zarchiwizowanych materiałów: niektóre firmy muszą na przykład przechowywać dokumentację finansową pod ręką przez określony czas.
Zastanów się nad rodzajem aktywnych materiałów, które masz w trakcie tworzenia zorganizowanego systemu archiwizacji. Jeśli jesteś księgowym, na przykład, możesz mieć otwarte faktury, rozrachunki z dostawcami, konta należne oraz raporty zysków i strat za kwartał, w którym pracujesz. Jeśli jesteś projektantem, możesz mieć kilka realizowanych projektów dla różnych klientów, próbki oczekujące, oferty, na które czekasz na odpowiedź i tak dalej. Skonstruuj zestaw luźnych kategorii dla swojego zbioru i zaplanuj tworzenie podkategorii w ramach kategorii ogólnych. W ten sposób wiesz, że możesz znaleźć wszystkie oczekujące faktury, na przykład, w jednej centralnej lokalizacji. W tej lokalizacji faktury mogą być uporządkowane alfabetycznie według dostawców, według kwoty lub w inny, który ma dla Ciebie sens.
Następnie skonfiguruj foldery archiwalne. Tworząc uporządkowany zbiór dokumentów, zaplanuj użycie metody, która jest logiczna dla Ciebie i innych osób w środowisku biurowym. Być może chcesz uporządkować archiwa alfabetycznie według projektów. W małym biurze, w którym pliki są przechowywane w centralnej lokalizacji, archiwa powinny być prawdopodobnie podzielone według tematów: projekty, dokumenty finansowe, podręczniki użytkownika i tak dalej. W ramach każdej szerokiej kategorii utwórz mniejsze foldery.
Tworząc foldery dla zorganizowanego systemu plików, używaj dużych, łatwych do odczytania czcionek na kartach, które wyróżniają się znacznie ponad resztę folderu, aby szybko znaleźć sekcję. Pomocne może być również użycie oznaczonych kolorami kart lub plików, dzięki czemu można zobaczyć wyraźny wizualny podział między kategoriami. Miej pod ręką zapas folderów, zakładek i sprzętu, abyś mógł łatwo tworzyć więcej plików, gdy zajdzie taka potrzeba: nie ulegaj pokusie tacy „do segregacji”.
Po zbudowaniu szkieletu systemu archiwizacji można zintegrować cały papier i materiały drukowane, które należy złożyć. Opróżnij wszystkie swoje szafki na dokumenty, oczekujące tace i inne stosy papieru. Przejrzyj cały materiał, ustalając najpierw, co należy zachować, a co wyrzucić. Nie każdą kartkę papieru trzeba oszczędzać: zachowaj odpowiedni lub przydatny materiał, a resztę pozbądź się. Twój zbiór nie powinien zawierać wszystkich kartek papieru, jakie kiedykolwiek wykorzystano w historii firmy. Podczas czyszczenia posortuj materiał w aktywne lub archiwalne kategorie i umieść go w odpowiednim obszarze.
Po utworzeniu zorganizowanego systemu archiwizacji prawdopodobnie przekonasz się, że twoje życie jest znacznie łatwiejsze. Utrzymuj system z częstymi czyszczeniem starego materiału i pozostań na górze swojej dokumentacji, aby zapobiec gromadzeniu się materiału.