Jak napisać list łagodzący?

Aby napisać pismo w sprawie ulgi, należy zwykle zacząć od posiadania wszystkich niezbędnych dokumentów, do których należy się odnieść lub dołączyć, oraz wykonać kopie tych dokumentów do wysłania. Następnie należy rozpocząć list od dołączenia danych kontaktowych adresata, takich jak urząd Internal Revenue Service (IRS), z którym się kontaktujesz, oraz własne imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Pismo powinno zawierać jasne i zwięzłe wskazanie opłat, które zostały naliczone, a które chcesz zmniejszyć, oraz powód, dla którego uważasz, że nie powinieneś ich uiszczać. Twój list ulgowy powinien wskazywać, że nie działałeś ze złej woli lub złośliwości i wykazywać, że chcesz rozwiązać sprawę w rozsądny sposób.

List w sprawie ulgi to list napisany do agencji lub firmy, często IRS, w celu uzyskania ulgi w opłatach karnych lub innych wydatkach, które organizacja pobiera od Ciebie. Powinieneś dołączyć kilka dokumentów do swojego listu, więc upewnij się, że masz wszystkie niezbędne dokumenty podczas pisania, i zrób kopie tych dokumentów, aby wysłać je wraz z listem. Nie wysyłaj oryginalnych dokumentów z listem upustowym, ponieważ mogą one zgubić się w poczcie. Powinieneś dołączyć kopię lub odniesienie do otrzymanego listu, który wskazuje, co jesteś winien, w tym numer sprawy, jeśli dotyczy, oraz wszelkie dokumenty, które musisz potwierdzić powód zwolnienia.

Twój list w sprawie ulgi powinien zaczynać się od danych kontaktowych firmy lub biura, z którym się kontaktujesz, a następnie od Twoich własnych danych kontaktowych. Jeśli znasz imię i nazwisko osoby w firmie, na przykład osoby, która skontaktowała się z Tobą lub agenta IRS, powinieneś skierować list do tej osoby, w przeciwnym razie możesz użyć „Do kogo to może dotyczyć”. Powinieneś wtedy wyraźnie zaznaczyć, że żądasz ulgi w kwocie, którą pobrałeś, i wskazać datę wysłania listu oraz numer sprawy lub konta, jeśli jest dostępny. Powód, dla którego prosisz o zwolnienie, powinien być wyraźnie określony i powinien to być uzasadniony powód, taki jak klęska żywiołowa, poważna choroba lub śmierć w rodzinie.

Powinieneś dołączyć dokumentację uzasadniającą powód, który podajesz w swoim liście w sprawie ulgi, taką jak zdjęcia szkód spowodowanych przez katastrofę, pismo od lekarza weryfikujące Twoją chorobę lub akt zgonu członka rodziny. Jeśli to możliwe, postaraj się dołączyć jakąś formę płatności częściowej lub prośbę o raty, aby spłacić kwotę, która spowodowała opłatę karną, którą chcesz zmniejszyć. Jest to gest w dobrej wierze, który nie jest bezwzględnie konieczny, ale może zwiększyć prawdopodobieństwo zaakceptowania ulgi. Należy pamiętać, że pismo w sprawie ulgi może być dokumentem prawnym i że celowe oszustwo w takim liście może być podstawą do oskarżenia o oszustwo lub krzywoprzysięstwo.