List motywacyjny musi być zwięzły i informacyjny, zawierać wszystkie istotne informacje w możliwie najkrótszym formacie. Scenariusze, w których może być konieczny list motywacyjny dla ucznia, obejmują szukanie pierwszej pracy i przesyłanie życiorysów. List motywacyjny dla studenta może być również potrzebny przy ubieganiu się o przyjęcie na studia magisterskie lub wejście na inną uczelnię. W obu przypadkach ten list jest streszczeniem życiorysu lub podania i jest ważny, aby dać czytelnikowi dobre pierwsze wrażenie.
Celem listów motywacyjnych jest podsumowanie informacji zawartych w przesyłce do wysłania. Na przykład, jeśli list motywacyjny dla studenta jest wymagany do podania na esej na studia, list powinien zawierać informacje, takie jak aktualna średnia ocen, wszelkie zaawansowane zajęcia, które można było wziąć lub uczestniczyć, zajęcia pozalekcyjne, w które jest się zaangażowanym i co wejście do college’u może oznaczać przyszłość wnioskodawcy i szkoły.
Powszechnie uważa się, że list motywacyjny ucznia powinien mieć mniej niż jedną stronę. Jeśli trwa dłużej, ryzykuje się, że czytelnik znudzi się lub straci zainteresowanie. Zazwyczaj menedżerowie ds. zasobów ludzkich lub urzędnicy ds. Przyjęć na uczelnie otrzymują mnóstwo poczty, a krótki, elokwentny list motywacyjny może wyróżniać się na tle innych.
List motywacyjny do ucznia powinien być zawsze sprawdzony przez kogoś, kto wie, jak edytować pismo pod kątem błędów interpunkcyjnych, gramatycznych i ortograficznych. List motywacyjny może być pierwszą i jedyną informacją, którą mogą zobaczyć potencjalni funkcjonariusze szkoły lub firmy. Nie można lekceważyć znaczenia prawidłowego zredagowania listu motywacyjnego ucznia.
Kluczem do sukcesu w pisaniu w ogóle jest poznanie publiczności. Trzeba wiedzieć, kto będzie czytał list motywacyjny i starać się zaspokoić potrzeby i ideały czytelnika. Na przykład, studentowi nie wypada pisać o swoich doświadczeniach w szkole prawniczej podczas ubiegania się o studia medyczne. Informacje muszą być aktualne.
Istnieją opcjonalne informacje, które mogą być zawarte w liście motywacyjnym do ucznia, w zależności od sytuacji autora i celów, jakie ma na myśli. Jedną z takich pozycji jest wynagrodzenie. Student ubiegający się o swoją pierwszą pracę może chcieć uwzględnić oczekiwaną pensję jako sposób na wyeliminowanie prac, które płacą zbyt nisko lub zbyt wysoko za kwalifikacje pisarza. Z drugiej strony można chcieć unikać jakiejkolwiek wzmianki o wynagrodzeniu, dopóki nie zostanie zaplanowana rozmowa telefoniczna lub rozmowa kwalifikacyjna.