Pracodawcy, którzy przyjmują podania o pracę recepcjonistki medycznej, zwykle proszą osoby poszukujące pracy o przesłanie CV i listu motywacyjnego. Chociaż listy różnią się w zależności od konkretnych obowiązków służbowych, list motywacyjny recepcjonisty medycznego powinien krótko wyjaśniać, dlaczego dany kandydat ma kwalifikacje do obsadzenia określonej pracy. List motywacyjny recepcjonistki medycznej powinien zawierać niektóre, ale nie wszystkie, te same informacje co życiorys, ale powinien również zawierać wyjaśnienie, w jaki sposób osoba poszukująca pracy przybyła, aby dowiedzieć się o pracy.
Pierwszą informacją, która pojawia się na każdym liście motywacyjnym, powinno być imię i nazwisko autora, adres i dane kontaktowe, w tym numer telefonu i/lub adres e-mail. Zazwyczaj list motywacyjny recepcjonistki medycznej powinien zawierać formalne powitanie, takie jak „Do kogo może to dotyczyć”, chociaż w niektórych kulturach mniej formalne pozdrowienia są odpowiednie, szczególnie jeśli autor zna nazwisko kierownika ds. zatrudnienia. Ponadto większość listów motywacyjnych zawiera formalne podpisy i chociaż listy są zwykle pisane na maszynie, list motywacyjny powinien zawierać rzeczywisty podpis osoby ubiegającej się o pracę.
Recepcjonistki odpowiadają za odpowiadanie na korespondencję, umawianie wizyt i wykonywanie innych podstawowych obowiązków administracyjnych. Dlatego list motywacyjny dla recepcjonisty medycznego powinien zawierać zwięzłe informacje o wszystkich kursach administracyjnych w sekretariacie lub biurze, które ukończył autor. Wnioskodawca może również krótko wspomnieć o niektórych pakietach oprogramowania, z których korzystał wcześniej. Jeśli wnioskodawca ma wcześniejsze doświadczenie w pracy recepcjonisty lub administracji, można również wspomnieć o szczegółach tej historii pracy, w tym o liczbie lat przepracowanych na takim stanowisku oraz o rodzaju wykonywanej pracy.
W niektórych przypadkach recepcjonistki muszą drukować recepty, a wiele osób zatrudnionych na tych stanowiskach musi regularnie współpracować z farmaceutami i ubezpieczycielami zdrowotnymi. Wiele firm medycznych woli zatrudniać osoby, które mają pewną wiedzę na temat procedur medycznych. W niektórych przypadkach recepcjonistka musiała nawet ukończyć specjalne szkolenie związane z medycyną. Szczegóły takiego szkolenia zawodowego należy zawsze podawać w głównej części listu przewodniego.
Ostatni akapit listu motywacyjnego recepcjonistki medycznej to punkt, w którym wiele osób decyduje się na wymienienie swoich osobistych cech. Ktoś ubiegający się o taką rolę może chcieć wspomnieć o umiejętnościach organizacyjnych lub interpersonalnych, ponieważ są to cechy, których wielu pracodawców szuka u recepcjonisty. Wiele osób zaleca zamknięcie listu motywacyjnego domniemanym oświadczeniem końcowym, które sugeruje, że kierownik ds. rekrutacji skontaktuje się z kandydatem w najbliższej przyszłości. Inni ludzie sugerują użycie mniej wysuniętego oświadczenia zamykającego; zamiast tego oświadcza, że ma nadzieję usłyszeć od kierownika ds. rekrutacji.