Recepcjonistki szkolne to profesjonaliści, którzy wspierają administratorów w środowisku edukacyjnym, wypełniając szeroki zakres obowiązków biurowych i zapewniając obsługę klienta. Osoby te muszą być towarzyskie i posiadać silne umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej, oprócz posiadania dyplomu ukończenia szkoły średniej lub równoważnych certyfikatów. Osoba pracująca jako recepcjonistka szkolna ma obowiązek zaspokajania potrzeb społeczeństwa, a także zarządzania pisemnymi dokumentami swojej organizacji. Jest również odpowiedzialny za właściwe wykorzystanie technologii biurowych i bycie na bieżąco z praktykami szkolnych korporacji.
Podstawowym obowiązkiem szkolnej recepcjonistki jest odpowiadanie na potrzeby członków społeczeństwa. Na przykład przekazuje informacje rodzicom lub uczniom, którzy odwiedzają biuro szkoły i w razie potrzeby kieruje ich do odpowiedniego personelu lub lokalizacji. Ten typ osoby odpowiada również na rozmowy telefoniczne, przenosząc rozmówców do innych pracowników lub urzędników zgodnie z wymaganiami. W rezultacie musi mieć silne umiejętności obsługi klienta i regularnie używać właściwej etykiety telefonicznej. Czasami on lub ona może być zmuszona do zorganizowania wysłania pracy domowej do domu nieobecnym uczniom lub też śledzić nieobecności uczniów i rodziców.
Kolejnym ważnym zadaniem na stanowisku pracy w tej dziedzinie jest śledzenie dokumentów instytucji. Osoba, która jest zainteresowana zostanie recepcjonistą w szkole, musi być zorganizowana, aby szybko i dokładnie pozyskiwać dane, prowadzić dokumentację szkolną i rozsyłać pocztę do pracowników biurowych. Może być również odpowiedzialny za wypełnianie planów zajęć nauczycieli i prowadzenie rejestru nieobecności członków wydziału, oprócz innych rejestrów.
Ktoś, kto pracuje w tym obszarze kariery musi dodatkowo umieć korzystać z technologii biurowych. Powinien umieć obsługiwać sprzęt biurowy, taki jak faksy czy kserokopiarki, a także korzystać z oprogramowania do obsługi obecności i komputerowego edytora tekstu do sporządzania korespondencji i raportów dla dyrektorów szkół. Z tego powodu recepcjonistka szkolna musi mieć solidne umiejętności pisania na klawiaturze.
Bycie na bieżąco z polityką okręgu szkolnego jest niezbędne podczas pracy w tej branży. Specjalista w tej dziedzinie zawodowej musi być na bieżąco z przepisami BHP w swojej placówce, aby zapewnić bezpieczną pracę i bezpieczeństwo innych uczniów i gości. Dla osoby, która pracuje jako recepcjonistka szkolna, dodatkowo niezbędne jest utrzymywanie na bieżąco swojej wiedzy o technologiach biznesowych oraz technikach realizacji zadań typu archiwizacja. Musi być również w stanie przeszkolić nowych pracowników w zakresie nowych protokołów i procedur.