Nie jest konieczne pisanie listu spadkowego, aby działać jako osobisty przedstawiciel lub osobisty zarządca majątku zmarłego. List spadkowy to dokument prawny wydany przez sąd spadkowy, który daje osobie uprawnienia do kontrolowania i dystrybucji majątku zmarłej osoby. Osoba wyznaczona przez zmarłego w testamencie na zarządcę osobistego lub osoba chcąca pełnić funkcję osobistego pełnomocnika spadku w przypadku braku testamentu, posługuje się formularzem wniosku o wydanie przez sąd spadkowy rodzaju list spadkowy, który jej na to pozwala.
Ktoś, kto został wymieniony w testamencie do zarządzania majątkiem zmarłego, jest określany jako administrator osobisty lub „wykonawca testamentu”. Zwraca się do sądu spadkowego o zezwolenie na zapanowanie nad majątkiem spadku i wydanie go na warunkach testamentu. Następnie sąd wydaje jej pismo spadkowe zwane „listami testamentowymi” jako dowód jej władzy prawnej.
Gdy zmarła zmarła bez testamentu, osoba wyznaczona przez sąd po otrzymaniu jej wniosku nazywana jest osobistym pełnomocnikiem. Otrzymuje od sądu pismo spadkowe zwane „pisami administracyjnymi”. Zarówno administratorzy osobiści, jak i osobiści pełnomocnicy działają jako funkcjonariusze sądu spadkowego.
W USA wnioski o sporządzenie listów testamentowych i listów administracyjnych są dostępne w lokalnych urzędach powiatowych lub u urzędników sądów okręgowych. Wiele powiatów posiada formularze dostępne w Internecie. Złożenie wniosku wiąże się z opłatami. Wnioskodawcy mogą być również zobowiązani do złożenia kaucji. W niektórych przypadkach sąd może na żądanie uchylić kaucję.
Wnioski o wydanie listów spadkowych wymagają prywatnych informacji o zmarłym oraz wszelkiej dokumentacji zgonu. Wnioskodawca będzie również musiał podać nazwiska wszelkich „spadkobierców”, najbliższych krewnych spokrewnionych oraz ich nazwiska i adresy. Każda osoba wskazana do otrzymywania czegokolwiek na podstawie testamentu powinna również być wymieniona wraz z ich nazwiskami i adresami. Osobisty przedstawiciel powinien dołączyć wszelkie informacje dotyczące woli zmarłego, aby pełnić tę funkcję, lub powodów, dla których jest do tego uprawniona.
W ramach swoich obowiązków wykonawca testamentu lub osobisty przedstawiciel może być zmuszony do spłaty długów spadkowych przed dokonaniem jakichkolwiek wypłat. W skomplikowanych lub większych majątkach może chcieć zasięgnąć porady prawnika. Rozsądne koszty i wydatki mogą zostać pobrane z majątku spadkowego na jego administrację.