Strategie potrzebne do napisania propozycji często zależą od charakteru propozycji. Chociaż istnieje pewna różnorodność czynników, wszystkie propozycje powinny zawierać pewne podstawowe elementy. Obejmuje to powód, dla którego wykonujesz projekt, charakter projektu, sposób jego realizacji, osoby kończące projekt, miejsce jego wykonania, czas trwania i koszt.
Zanim napiszesz propozycję, powinieneś uporządkować swoje myśli. Spontaniczne pisanie może prowadzić do pospiesznej propozycji z pominięciem ważnych elementów. Propozycja powinna być napisana w sposób spójny, informacyjny i interesujący.
Docelowo streszczenie pojawi się jako pierwsze, ale przygotowując wniosek, powinno być napisane jako ostatnie. Streszczenie jest podsumowaniem całej propozycji, więc chociaż jest to pierwsza sekcja, którą zobaczy recenzent, najlepiej jest napisać je po pełnym zrozumieniu, czego dotyczy propozycja. Streszczenie musi obejmować cele, potrzeby i metodologię projektu. Powinien mieć co najmniej 750 słów i zmieścić się na jednej stronie.
Aby skutecznie napisać propozycję, należy określić potrzeby projektu. Ta sekcja zawiera opis tego, czym się zajmujesz i dlaczego jest to ważne. Użyj statystyk i innych narzędzi pomocniczych, aby przekazać swój punkt widzenia. Jeśli szukasz sponsora, wyjaśnij, dlaczego sponsor powinien cię finansować.
Określ cel, wskazując oczekiwany wynik projektu. Aby napisać propozycję w sposób przekonujący, konieczne jest określenie celu w postaci środków. Podkreśli to dokładnie, co zrobisz, dla kogo wykonasz zadanie, za ile i kiedy zadanie zostanie wykonane. Uwzględnij również cele krótko- i długoterminowe.
Aby napisać propozycję, osoba musi posiadać determinację niezbędną do ukończenia najdłuższej i najbardziej krytycznej części propozycji — sekcji „Metody”. To najbardziej wyczerpująca część, ale ma też największą wartość. Jest to plan działania, który określa, w jaki sposób cele zostaną osiągnięte.
Kiedy piszesz propozycję, pamiętaj, że Twoje kwalifikacje zostaną ocenione. Pokaż związane z tym doświadczenie i opisz odpowiednie obiekty i sprzęt. Wymień wszystkich ważnych pracowników, którzy zgodzili się pracować nad projektem, i dołącz ich życiorysy. Pokaż, ile będzie kosztował projekt; rozbić budżet na pensje, świadczenia dodatkowe, dostawy, podróże, sprzęt i podać wszelkie koszty pośrednie.