Propozycje biznesowe mogą przybierać różne formy w zależności od lokalizacji, branży i specyfiki danego projektu, ale w większości przypadków „standardowy” format zawiera krótkie oświadczenie podsumowujące projekt i oczekiwany wynik, a następnie sekcje poświęcone temu, kto będzie wykonanie projektu, w jaki sposób zostanie on zrealizowany i dlaczego jest proponowany; Zazwyczaj uwzględniane są również oświadczenia określające cele czasowe i całkowite koszty. Projekty, które są szczególnie skomplikowane, mogą wymagać kilku podrozdziałów w ramach tych szerszych kategorii, chociaż wiele z nich będzie się różnić. Zazwyczaj nie ma jednego formatu, który pisarze muszą przyjąć. Najważniejszą rzeczą jest upewnienie się, że wszystkie istotne informacje są przekazywane w sposób czytelny i zrozumiały.
Ogólne zrozumienie propozycji
Ludzie piszą propozycje biznesowe z wielu powodów, niektóre bardziej formalne i poważne niż inne. Jednak podstawowa idea jest zwykle taka sama bez względu na okoliczności. Propozycje to dokumenty, które przedstawiają konkretną propozycję biznesową, zazwyczaj bardzo szczegółowo. Są bardzo powszechne wśród osób rozpoczynających nowe firmy iw takich przypadkach są często wysyłane do inwestorów i innych osób z udziałem finansowym. W firmach o ugruntowanej pozycji można je również wykorzystać do proponowania zmian w strukturze lub organizacji lub do sugerowania nowych działów lub działów. Wiele korporacji wymaga formalnych propozycji w celu wprowadzenia jakichkolwiek zmian.
Czasami inwestorzy i inni faktycznie wykorzystują propozycje biznesowe jako sposób na wybór między konkurencyjnymi projektami. Na przykład właściciel nieruchomości, który ma sklep na sprzedaż, może zabiegać o propozycje od wielu różnych potencjalnych nabywców, a następnie sprzedawać grupie z najbardziej imponującym lub przekonującym raportem. Propozycje mogą również pomóc wykonawcom znaleźć miejsca pracy i zabezpieczyć klientów. Odpowiednie formatowanie i zrobienie dobrego wrażenia może być zatem bardzo ważne.
Nagłówki i motywy
Standardowy format propozycji biznesowej zazwyczaj zawiera zarówno zwięzły, opisowy nagłówek, jak i deklarację tematyczną. Stwierdzenie tematu jest wnioskiem, do którego osoba przygotowująca ofertę chce, aby klient doszedł po zapoznaniu się z sekcją. Na przykład propozycja planu budowy może zawierać stwierdzenie, że firma składająca propozycję posiada procedury, zasoby i doświadczenie niezbędne do natychmiastowego rozpoczęcia projektu, bez ryzyka. Potem zaczyna się narracja.
Pokrycie podstaw
Po wprowadzeniu projektu pierwszym elementem w większości propozycji jest zwięzłe określenie, kto jest odpowiedzialny za faktyczną realizację. Ta sekcja dotyczy tego, kto będzie wykonywał pracę, kto będzie zarządzał pracą i z kim klient skontaktuje się w przypadku wystąpienia problemu; w większości przypadków określa również, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania. Kolejnym elementem jest „Co”, które określa, co należy zrobić, jakie wymagania są potrzebne do wykonania pracy, czego klient może oczekiwać i ile będzie kosztować zadanie. Ważne jest również, aby autor propozycji dołączył notatkę o tym, gdzie zadanie zostanie wykonane i gdzie nastąpi dostawa.
Wyjaśnienie, jak projekt zostanie zrealizowany
Standardowy format propozycji biznesowej określa również sposób realizacji projektu z fizycznego punktu widzenia. Można to również nazwać „metodami” i zwykle postrzega się je jako plan działania. Obejmuje to, w jaki sposób praca będzie wykonywana, jak będzie zarządzana praca, jak zostanie osiągnięty systematyczny monitoring i ocena, w jaki sposób zostanie osiągnięta obsługa klienta, w jaki sposób projekt przyniesie korzyści klientowi i ile czasu zajmie jego ukończenie. Biznes często wiąże się z ryzykiem, więc standardowy formularz propozycji biznesowej wyjaśnia również, w jaki sposób to ryzyko zostanie złagodzone. Pisarze są często zachęcani do podania jak największej ilości szczegółów, a w konsekwencji ta sekcja może być dość długa.
Określanie kiedy i dlaczego
Ważnym elementem jest również czas. Standardowy format propozycji zazwyczaj zawiera również wyjaśnienie, kiedy projekt się rozpocznie, kiedy zostaną zaplanowane ważne etapy, kiedy praca zostanie zakończona i kiedy wymagana jest płatność. Przydatne może być również uzasadnienie tych wyborów.
Znaczenie pozostawania w temacie
Standardowy format propozycji biznesowych jest zwykle zaprojektowany tak, aby odpowiadać na najbardziej prawdopodobne pytania, jakie może mieć klient lub inwestor. Często sensowne jest, aby ludzie zawierali jak najwięcej szczegółów, aby ich propozycje były kompletne, ale jednocześnie ważne jest, aby zachować ostrość. Najlepsze propozycje pozostają w temacie, a ich opisy ograniczają się do konkretnego projektu. Wcześniejsze projekty, doświadczenia wykonawców i wypowiedzi emocjonalne zazwyczaj najlepiej pominąć, dopóki nie zostaniesz poproszony o więcej informacji.