Propozycja budowlana jest zazwyczaj jednostronicowym dokumentem, który określa, kim jest wykonawca, jakie prace mają zostać wykonane i jakie są szacunkowe koszty. Jest napisany w prosty sposób i zwykle zawiera od czterech do pięciu krótkich części. Napisanie propozycji budowlanej jest dość proste przy użyciu znormalizowanej formy prawnej. W niektórych sytuacjach propozycja budowy może zawierać załączniki, takie jak plany.
Gdy firmy wysyłają zapytania ofertowe od potencjalnych dostawców budowlanych, potrzebują oszacowania kosztów i czasu wykonania zadania. Propozycja budowy jest oszacowaniem w dobrej wierze, które sprzedawca przekazuje decydentowi firmy, który musi następnie zdecydować, którego dostawcę wybrać w oparciu o jakość, reputację i koszty. Propozycja zasadniczo stwierdza, że sprzedawca jest gotów wykonać i zakończyć pracę przy określonych parametrach.
W górnej części propozycji budowy powinna znajdować się nazwa firmy budowlanej, jej informacje o licencji oraz data. Powinna następować po niej sekcja, która określa, do kogo składana jest propozycja. Ta sekcja zazwyczaj zawiera nazwisko i stanowisko osoby podejmującej decyzje w firmie, a także nazwę firmy i jej główny adres.
Poniżej informacji wstępnych znajdzie się sekcja określająca, gdzie praca ma zostać zakończona, a także podająca datę rozpoczęcia budowy. Może być wymieniony główny brygadzista i nazwisko inżyniera. Jest to ważne w przypadku, gdy osoba podejmująca decyzje w firmie musi skontaktować się z kimś w sprawie postępów w pracy lub jeśli pojawią się jakieś nagłe problemy. W przypadku skomplikowanych projektów, które obejmują nową budowę, propozycja może zawierać datę załączonych planów, oprócz nazwiska i numeru kontaktowego głównego architekta.
Jednym z najważniejszych rozdziałów w propozycji budowy są szczegóły prac, które mają być wykonane. W tej sekcji wyszczególniono materiały budowlane, które zostaną użyte i mogą rozbić poszczególne koszty. Będzie zawierał informację, czy będą zaangażowani jacyś podwykonawcy w ramach pracy i jakie części pracy będą wykonywać. Koszty robocizny i materiałów mogą być rozdzielone.
Sekcja materiałów może określać, czy zostaną zastosowane materiały zastępcze w przypadku, gdy nie będzie można zlokalizować pierwotnie proponowanych materiałów. Zwykle pojawi się oświadczenie, że praca jest gwarantowana, zgodnie z załączonymi planami lub wyszczególnionymi specyfikacjami. Sekcja określająca, kiedy należy dokonać płatności i w jakiej wysokości również zostaną uwzględnione. Większość firm budowlanych wymaga, aby określony procent całkowitych kosztów został zapłacony przed rozpoczęciem prac, oprócz kilku przyrostów po ukończeniu określonych kamieni milowych.
Oferta będzie zawierała sekcję, w której stwierdza się, że wykonawca składa ofertę. Ta sekcja będzie zawierać oświadczenie wskazujące, że oferta wygaśnie w ciągu określonej liczby dni. Decydent firmy będzie w kolejce do podpisania i zaakceptowania propozycji.