Paragon można napisać, korzystając z książeczki paragonów, wypełniając szablon faktury lub zapisując szczegóły transakcji sprzedaży w długiej formie na dowolnej kartce papieru i podpisując ją. W środowisku detalicznym paragony są zwykle tworzone elektronicznie, ale nie ma wymogu, aby paragon musiał być wytworzony w określony sposób, aby był ważny. Dopóki paragon wskazuje, co zostało sprzedane, zapłaconą kwotę, kto otrzymał cenę zakupu i datę transakcji, kwalifikuje się jako uzasadniony zapis wymiany.
Paragony są ważną częścią transakcji sprzedaży. Stanowią one oficjalne potwierdzenie szczegółów wymiany i mogą zostać przedłożone dowolnemu organowi w celu uzasadnienia różnych roszczeń, takich jak udokumentowanie wydatku w celu odliczenia w zeznaniu podatkowym. Paragon jest często skomputeryzowany w środowisku detalicznym, ale nie musi. Możesz napisać rachunek za pomocą kartki i długopisu. Narrację można sformułować w dowolny dogodny sposób.
Na paragonie zwykle stwierdza się, że w określonym dniu na dany przedmiot została wymieniona kwota pieniężna. Wskazuje, że przedmiot został sprzedany kupującemu przez Ciebie. Jeśli w ten sposób piszesz odręcznie pokwitowanie, powinieneś podpisać papier. Podpis potwierdza, że to Ty napisałeś pokwitowanie.
Paragon nie musi być koniecznie podpisany przez kupującego. Posiadanie dowodu zakupu wskazującego na dokonanie sprzedaży jest wystarczającym dowodem legalności. Jeśli chcesz, aby kupujący podpisał dokumenty pokwitowania w celu ustalenia bardziej kompletnego rejestru lub z jakiegokolwiek innego powodu, możesz to zastrzec w transakcji.
Dostępnych jest kilka opcji ułatwiających pisanie pokwitowania, jeśli musisz to robić często. W sklepach z artykułami biurowymi i papierniczymi dostępne są wydrukowane książeczki pokwitowań, które wymagają wypełnienia pustych miejsc. Księgi te są często dostosowane do określonych rodzajów transakcji. Jeśli jesteś wynajmującym, który musi wystawiać pokwitowania płatności za czynsz, zazwyczaj dostępna jest wcześniej wydrukowana książeczka pokwitowań, która jest specyficzna dla tej sytuacji.
Możesz również wystawić rachunek za pomocą systemu fakturowania. Gdy generowana jest faktura w celu ułatwienia sprzedaży, zawiera listę pozycji, które należy uwzględnić w zamówieniu. Na dole lub z tyłu formularza możesz umieścić sekcję wzorcową, którą kupujący może podpisać, aby wskazać otrzymanie całego zamówienia w określonym dniu. Akceptowalnym paragonem za transakcję jest faktura od Ciebie z listą sprzedanych przedmiotów, ceną sprzedaży oraz podpisem kupującego wskazującym, że wymiana została zawarta w określonym terminie.