W większości przypadków pracodawcy w Stanach Zjednoczonych płacą podatki od wynagrodzeń na rzecz Internal Revenue Service za pomocą elektronicznego transferu środków (EFT) inicjowanego przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy przez stronę trzecią, taką jak firma księgowa lub usługa płacowa . Muszą być wypłacone w określonym czasie po wystawieniu listy płac, w oparciu o jej wielkość, zgodnie z harmonogramami publikowanymi przez IRS. Jeśli podatki od wynagrodzeń są płacone z opóźnieniem lub wcale, naliczane są znaczne kary. Płatności stanowych zobowiązań podatkowych od wynagrodzeń są dokonywane na różne sposoby i są określane przez agencję podatkową każdego stanu.
System EFT został wprowadzony na początku 2011 roku dla większości pracodawców; mniejsi pracodawcy mają możliwość wpłacania pewnych kwot kwartalnie lub co roku, kiedy składają zeznania podatkowe. Tak szybko, jak to możliwe po wystawieniu listy płac, ale w terminie określonym przez IRS, pracodawca dokonuje płatności online i określa termin, w którym IRS ma przelać środki z konta płatnika. Podczas konfigurowania EFT wprowadzane są tylko informacje podsumowujące; szczegółowe dane o rozdysponowaniu wpłat są załączane do raportu kwartalnego pracodawcy, w którym również uzgadniane są ewentualne różnice. Jeśli raport kwartalny wykaże, że należne są dodatkowe podatki, zazwyczaj można je opłacić czekiem papierowym dołączonym do raportu w momencie jego składania.
Choć może wydawać się ryzykowne składanie wpłat podatkowych w oderwaniu od składania raportów, które przypisują te wpłaty do poszczególnych podatników, system ten sprawdził się w Stanach Zjednoczonych, z rozbudowanym systemem rozliczania i korygowania błędów. W związku z tym większość pracodawców płaci podatki od wynagrodzeń w ciągu zaledwie kilku dni od daty wystawienia listy płac, składając raporty kwartalnie w celu rozliczenia zdeponowanych kwot. System ten zapewnia realizację zobowiązań podatkowych tak szybko, jak to praktycznie możliwe po ich zaciągnięciu, dając jednocześnie pracodawcom czas na przygotowanie raportów wyjaśniających.
Podatki od wynagrodzeń w Stanach Zjednoczonych są pobierane zarówno z wynagrodzeń pracowników, jak i funduszy pracodawców. Pieniądze potrącone z zarobków pracowników przeznaczane są na zobowiązania z tytułu podatku dochodowego oraz składki ubezpieczeniowe na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i stanowe lub lokalne programy ubezpieczeniowe, takie jak niepełnosprawność lub bezrobocie. Pracodawcy muszą wyrównać płatności swoich pracowników na ubezpieczenie społeczne i opiekę medyczną, a także muszą opłacać federalne i stanowe składki na ubezpieczenie od bezrobocia, a w niektórych przypadkach stanowe składki na ubezpieczenie od niezdolności do pracy.
W przypadku pracowników potrącenie podatku dochodowego jest naliczane osobno dla poszczególnych pracowników, na podstawie ich rzeczywistych zarobków oraz informacji podanych na ich formularzach W4. Składka na ubezpieczenie społeczne wynosi 6.20% zarobków brutto pracownika, dopóki roczne zarobki nie osiągną limitu ustalonego przez Kongres, który w 106,800 r. wynosił 2010 1.45 dolarów amerykańskich. Składka na ubezpieczenie Medicare wynosi XNUMX% wszystkich zarobków.
Obliczanie składek pracodawców może być skomplikowane, ponieważ wiąże się z limitami kwot podlegających opodatkowaniu oraz federalnymi kredytami na płatności dokonywane na stanowy podatek od bezrobocia. Większość usług płacowych i oprogramowania płacowego dla przedsiębiorstw wykonuje te obliczenia. Wszystkie kwoty są sumowane, gdy pracodawcy płacą podatki od wynagrodzeń, z wyjątkiem podatków na ubezpieczenie na wypadek bezrobocia, które są płacone kwartalnie za każdym razem, gdy całkowite zobowiązanie osiągnie lub przekroczy 500 USD.