Aby prowadzić podręczny dziennik kasowy, musisz najpierw zdecydować, czy chcesz prowadzić pisemny dziennik, czy rejestrować transakcje na komputerze. Następnie będziesz musiał utworzyć lub uzyskać dziennik, który zawiera odpowiednie kolumny wpisów, takie jak te dotyczące dat, kwot transakcji, opisów przychodów lub wydatków oraz sald. Po utworzeniu tego dziennika możesz śledzić, po prostu rejestrując za każdym razem, gdy płacisz za coś drobną gotówką lub otrzymujesz pieniądze w tej formie. Ponadto możesz skorzystać z przechowywania potwierdzeń w celu utworzenia kopii zapasowej wpisów w dzienniku.
Kiedy musisz prowadzić drobny dziennik gotówki, ważne jest, aby zrozumieć, że masz wybór, jeśli chodzi o jego tworzenie. Możesz użyć pisemnego dziennika, programu komputerowego zaprojektowanego specjalnie do rejestrowania drobnych transakcji gotówkowych, a nawet zwykłego arkusza kalkulacyjnego, aby utworzyć swój dziennik. Jeśli jednak zdecydujesz się skorzystać z opcji komputera do rejestrowania drobnych pieniędzy, zazwyczaj bardzo ważne jest regularne tworzenie kopii zapasowych plików. Jeśli nie pamiętasz, aby to zrobić, możesz mieć trudności z ustaleniem, w jaki sposób wydałeś drobną gotówkę i udowodnieniem swoich wydatków, jeśli system komputerowy ulegnie awarii.
Zazwyczaj dziennik kasowy będzie miał wyznaczony obszar do zapisywania różnych danych. Na przykład utworzony przez Ciebie dziennik powinien zawierać kolumnę do wpisania daty płatności gotówką lub otrzymania gotówki, a także kolumnę określającą, czy otrzymałeś pokwitowanie w celu udokumentowania transakcji. Twój dziennik powinien również zawierać miejsce na wypisanie strony, której zapłaciłeś gotówką lub osoby, od której otrzymałeś pieniądze oraz kwotę transakcji. Potrzebny będzie również obszar do opisania transakcji. Na przykład możesz odnotować w tym obszarze, że zapłaciłeś za zapasy lub otrzymałeś darowiznę.
Kiedy prowadzisz dziennik drobnej gotówki, będziesz musiał również śledzić saldo na swoim koncie. Oznacza to, że po każdej transakcji będziesz potrzebować kolumny, w której będziesz rejestrować saldo swojego podrzędnego funduszu gotówkowego. Śledzenie salda jest nie tylko dobrym prowadzeniem ewidencji, ale może również ułatwić zauważenie, kiedy nadszedł czas, aby uzupełnić drobny fundusz gotówkowy.
Jeśli prowadzisz firmę, która zatrudnia pracowników, będziesz musiał zdecydować, kto będzie miał dostęp do Twojej drobnej gotówki i będzie odpowiedzialny za prowadzenie dziennika. Jeśli dostęp będzie mieć więcej niż jedna osoba, potrzebny będzie system rejestrujący, kto jest odpowiedzialny za jaką transakcję. Możesz prowadzić rejestr tego, dodając do swojego dziennika kolumnę z nazwiskiem pracownika.
Oprócz prowadzenia księgi kasy podręcznej ważne jest również, aby przechowywać wszelkie pokwitowania, które otrzymujesz w związku z podażą gotówki. Obejmuje to nawet rachunki za niewielkie kwoty, których nie uważasz za bardzo ważne. Później możesz potrzebować tych rachunków, aby udowodnić niektóre swoje wydatki.