Rozpoznawanie oszustw płacowych często wymaga sprawdzenia zapisów płacowych pod kątem oznak, że zwolnieni pracownicy nadal otrzymują czeki lub że pracownicy-widmo, czyli pracownicy, którzy w rzeczywistości nie istnieją, są częścią rejestru płac. Możesz również sprawdzić anulowane czeki, aby ustalić, czy wszystkie zostały wystawione na obecnych pracowników i zrealizowane przez osobę, której nazwisko widnieje na awersie czeku. Podobnie możesz szukać oznak, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie za podejrzaną liczbę godzin. Zduplikowane czeki, adresy pocztowe i numery identyfikacyjne pracowników są czasami oznakami oszustwa płacowego.
Jednym z najłatwiejszych sposobów rozpoznania tego rodzaju oszustwa jest okresowe przeglądanie danych płacowych firmy. Czasami właściciele firm i menedżerowie nie przeglądają dokumentacji płacowej tak często, jak powinni. Na przykład, jeśli osoba lub grupa była odpowiedzialna za płace przez długi czas, możesz uważać, że Twoja potrzeba sprawdzania zapisów płacowych jest ograniczona. Takie myślenie może jednak pozwolić, aby oszustwa płacowe pozostawały niewykryte przez długi czas. Zasadniczo chodzi o to, że jeśli nie szukasz oszustwa, nie możesz go znaleźć.
Aby rozpoznać oszustwa płacowe, możesz zacząć od sprawdzenia rejestru płac swojej firmy. Możesz to zrobić niezależnie od tego, czy informacje o liście płac są przechowywane w księdze, czy w programie komputerowym. Należy poszukać zduplikowanych informacji dotyczących nazwisk, numerów identyfikacji podatkowej, adresów pocztowych i numerów pracowników, a także aktywnych rejestrów pracowników, którzy zrezygnowali lub zostali zwolnieni. Ponadto, jeśli okaże się, że niektórzy pracownicy są na liście z wyjątkowo dużą liczbą godzin lub mają godziny w wykazie dni, w których Twoja firma jest zamknięta, może to świadczyć o występowaniu oszustw płacowych.
Możesz również wykryć oszustwa płacowe, przeglądając anulowane czeki Twojej firmy. Na przykład możesz mieć problem, jeśli imię i nazwisko na czeku płacowym nie zgadza się z podpisem osoby, która je zatwierdziła. W niektórych przypadkach może to być jednak zupełnie niewinne, na przykład w przypadku, gdy pracownik podpisuje się swoimi inicjałami, a nie pełnym imieniem i nazwiskiem. Jednak w innych przypadkach może to być oznaką oszustwa płacowego.
Czasami obserwowanie procesu płacowego od początku do końca może być pomocne w rozpoznaniu oszustwa płacowego. W takim przypadku możesz zauważyć błędy wprowadzone na początku procesu lub zauważyć, że godziny i płatności nie zostały poprawnie obliczone. W przeciwnym razie możesz zauważyć, że niektórzy pracownicy pojawiają się, aby odebrać czeki bez odpowiednich numerów identyfikacyjnych lub identyfikacyjnych. W przypadku oszustwa może się nawet okazać, że niektórzy pracownicy pobierają więcej niż jeden czek. Może się również okazać, że nieodebrane czeki nie pasują do legalnych pracowników.