Polityka zatrudniania to sformalizowany zestaw wytycznych służących do informowania o praktykach stosowanych przez firmę przy zatrudnianiu nowych pracowników. Dokument ten zazwyczaj zawiera informacje o tym, jakie dokumenty są wymagane do uzyskania stanowiska, które działy zajmują się zatrudnianiem pracowników i jakie kryteria są uznawane za dopuszczalne do rozważenia podczas zatrudniania. Nie każda firma ma formalną politykę zatrudniania, ale większość dużych ma bardzo jasne dokumenty dotyczące tego tematu, zawierające informacje o wielu różnych sytuacjach. Polityka zatrudniania może być wykorzystana do zapewnienia, że praktyki zatrudniania są uczciwe i że wszyscy potencjalni pracownicy są traktowani jednakowo. Aby stworzyć politykę zatrudnienia, wystarczy formalnie zidentyfikować i zarejestrować sposób, w jaki nowi pracownicy są prawidłowo zatrudniani, z uwzględnieniem wszystkich istotnych informacji prawnych.
Tworzenie polityki zatrudnienia jest zwykle zadaniem działu kadr, chociaż za ten dokument mogą odpowiadać również inne strony. Celem dokumentu powinno być wyjaśnienie potencjalnym pracownikom i innym odpowiednim stronom, w jaki sposób wybierani są pracownicy. Oczywiście za wybór najbardziej obiecujących kandydatów zawsze odpowiedzialni są zawodni i uparci ludzie, ale metody, za pomocą których dokonuje się selekcji, można opisać w dokumencie. Na przykład, jeśli pierwszą osobą, która sortuje potencjalnych kandydatów jest jeden konkretny pracownik, a następnie najlepsze typy z puli ogólnej są przekazywane innemu pracownikowi, tego rodzaju informacje powinny być zawarte w dokumencie.
Polityka zatrudnienia powinna również zawierać informacje o tym, jakiego rodzaju informacje zostaną uzyskane od każdego potencjalnego pracownika oraz jakie dokumenty będzie on musiał podpisać w przypadku formalnego zatrudnienia. Na przykład, jeśli potencjalni pracownicy są sprawdzani pod kątem przeszłości kryminalnej lub zdolności kredytowej, należy to uwzględnić w polityce zatrudniania. Liczba referencji, które pracownik będzie musiał przedstawić, jakie certyfikaty zawodowe są oczekiwane i jak te informacje powinny być przekazywane, to przydatne informacje, które należy uwzględnić w polityce zatrudniania.
Chociaż firma może nigdy nie doświadczać problemów z dyskryminacją, nadal ważne jest, aby uwzględnić w polityce informacje o nieuczciwych praktykach zatrudniania. Nawet jeśli żaden pracownik nigdy nie doświadczy niesprawiedliwego traktowania, posiadanie odpowiednich informacji w polisie może uchronić firmę przed problemami prawnymi. Ponadto sformalizowanie tych informacji informuje strony, które nie znają tych przepisów, że pewne kryteria nie mają zastosowania do zatrudniania.
Podczas formalnego tworzenia zasad najlepszym rozwiązaniem może być posortowanie informacji na kategorie. Informacje o tym, jak kandydaci mogą znaleźć wolne stanowiska, mogą znaleźć się w jednej sekcji, a informacje o tym, jak kandydaci, którzy zostali odrzuceni, zostaną powiadomieni, mogą znaleźć się w innej. Wiele osób uważa, że tworzenie dokumentu w postaci uporządkowanej, ponumerowanej listy, a nie akapitów, ułatwia czytanie dokumentu. Z tego dokumentu mogą korzystać zarówno pracownicy, jak i osoby niebędące pracownikami, dlatego najlepiej zachować dokument bardzo formalny. W niektórych przypadkach osoby prawne mogą zapytywać o treść dokumentu, dlatego należy bardzo dokładnie przemyśleć, jakie informacje zawiera polisa.