Przepływ pracy to sekwencja czynności, które zostały starannie opracowane, aby praca była łatwa i wydajna. Przepływ pracy może obejmować cały proces produkcyjny lub być sekwencją używaną przez jedną osobę. Prosty przepływ pracy często będzie przepływem pracy używanym przez osobę do ograniczonego zadania lub przepływem pracy bardzo zamkniętego projektu, w który zaangażowanych jest kilka osób. Podczas gdy niektóre proste przepływy pracy są zaprojektowane z myślą o wykorzystaniu technologii, inne są zatrudniane przez osoby bez komputerów lub innych podobnych urządzeń. Podczas projektowania prostego przepływu pracy należy wziąć pod uwagę kilka podstawowych kwestii.
Jedną z kluczowych decyzji dotyczących prostego przepływu pracy jest to, czy użyć działania równoległego, czy działania liniowego. Załóżmy na przykład, że masz małą firmę z pięcioma pracownikami i masz wysyłkę pocztową, a nie masz żadnego wymyślnego sprzętu. Możesz mieć proces liniowy, w którym pierwszy pracownik wypełnia kopertę, drugi zakleja ją, trzeci przykleja etykietę adresową, czwarty przybija pieczątkę, a piąty układa ją w odpowiedniej tacce pocztowej. W tym procesie praca każdej osoby jest uproszczona, ponieważ musi ona myśleć tylko o jednej rzeczy, jednak każda przesyłka e-mail jest obsługiwana przez pięć różnych osób. W równoległym procesie, wszystkich pięciu pracowników jednocześnie wykonywałoby sekwencję — pakowanie, pieczętowanie, etykietowanie, stemplowanie i układanie w stosy, ale każda przesyłka byłaby obsługiwana tylko przez jedną osobę.
Czasami wykonanie nieco skomplikowanych kroków z wyprzedzeniem może przyczynić się do stworzenia prostego przepływu pracy. Na przykład makro to pojedyncza instrukcja komputerowa, która wyzwala sekwencję zdarzeń. Poświęcając czas na skonfigurowanie makra, skomplikowana sekwencja, którą trzeba powtórzyć, może zostać znacznie uproszczona.
Korzystanie z edytora układu do zmiany mapowania dla komputerowego urządzenia wejściowego — myszy, klawiatury, tabletu lub rysika — to kolejna możliwość do rozważenia przy tworzeniu prostego przepływu pracy. Na przykład można tymczasowo zmienić przyciski myszy, aby przypisać je do skrótów potrzebnych do wykonania określonego zadania, dzięki czemu nie trzeba będzie przechodzić tam iz powrotem od klawiatury do myszy, od klawiatury do myszy. Alternatywnie można utworzyć nowe skróty klawiaturowe, które umożliwiłyby kontrolowanie wszystkich działań z klawiatury i unikanie myszy w przypadku określonego zadania.