Monitor przepływu pracy to rodzaj oprogramowania wyświetlającego informacje o stanie aktywności przepływu pracy w firmie lub organizacji. Workflow to termin używany do opisania postępu wykonywanej pracy. Przepływ pracy jest często zaprojektowany przez szereg zadań lub procesów, które przyczyniają się do końcowego rezultatu. System monitorujący przepływ pracy może zapewnić administratorom organizacji i użytkownikom biznesowym szereg korzyści, takich jak pomiar rzeczywistej ilości wykonanej pracy, a także ogólnego postępu i produktywności w projekcie.
Śledzenie produktywności jest jednym z głównych powodów, dla których organizacje lub firmy korzystają z systemów przepływu pracy. Wydajność i zarządzanie zasobami są niezbędne w świecie biznesu. Narzędzie, które może zapewnić wgląd w przepływ pracy i analizę sposobu jej wykonywania, może mieć wpływ na sukces każdej firmy. Zbieranie, sortowanie i kompilowanie danych to zalety monitorów przepływu pracy. Korzystanie z systemu do gromadzenia i interpretacji danych nie tylko eliminuje ryzyko błędu ludzkiego z procesu, ale także oszczędza czas i poprawia wydajność.
Monitory przepływu pracy można skonfigurować tak, aby spełniały określone potrzeby firmy, takie jak dostarczanie raportów lub miar produktywności. Większość programów posiada bazę danych śledzenia, która służy do identyfikowania i zbierania informacji potrzebnych firmie. Monitor przepływu pracy umożliwia użytkownikom przeglądanie informacji o określonych procesach pracy, które są identyfikowane przez bazę danych. Te procesy robocze są następnie wyświetlane na ekranie, umożliwiając użytkownikowi monitorowanie istotnych funkcji przepływu pracy w różnych obszarach działalności. Czas, przepływ informacji i efektywność procesu to wszystko, co można zmierzyć w tego typu systemie monitoringu.
Wiele istotnych funkcji danych jest możliwych dzięki monitorowi przepływu pracy. W przeciwnym razie funkcje te musiałyby być śledzone ręcznie. Monitor przepływu pracy może wyświetlać logi dla wszystkich zidentyfikowanych zdarzeń lub procesów biznesowych. Monitor może gromadzić dane do celów analizy i kompilować niezbędne informacje biznesowe, aby przygotować się na zmiany lub przeglądy jakości operacji biznesowych.
Monitor przepływu pracy oferuje również szereg wyspecjalizowanych narzędzi do raportowania i pakietów oprogramowania, które można dostosować i dodać do systemu, aby spełnić potrzeby biznesowe. Jednym z przykładów jest monitorowanie czasu potrzebnego na wykonanie określonego zadania lub śledzenie wydajności pracowników na linii produkcyjnej. Alerty można również skonfigurować za pomocą monitora przepływu pracy, aby umożliwić wykrycie pewnych warunków, które mogą obniżyć wydajność. Ustawiając alerty, firma może proaktywnie wyszukiwać i naprawiać potencjalne problemy z procesami lub produktywnością.