Firma Software as a Service (SaaS) sprzedaje dostęp do różnych programów dla biznesu i organizacji. Ten sposób świadczenia usług informatycznych stale zyskuje na popularności ze względu na zmniejszenie zapotrzebowania na inwestycje w infrastrukturę, sprzęt lub dedykowany personel wsparcia informatycznego. Przy wyborze dostawców SaaS należy wziąć pod uwagę cztery elementy: umowa SLA, funkcjonalność systemu, godziny dostępności i cena.
Wartość w dolarach i zakres usług dostępnych u dostawców SaaS zwykle przekracza limity dla standardowego zamówienia zakupu. Większość firm realizuje proces zamówień, taki jak zapytanie ofertowe (RFP) lub zapytanie o informacje (RFI), aby pomóc w procesie selekcji. Z organizacyjnego punktu widzenia procesy te zmuszają klienta do poważnego zastanowienia się nad usługami wymaganymi od dostawcy SaaS. W standardowym procesie RFP klient dostarcza szczegółowe specyfikacje i umożliwia potencjalnym dostawcom dostarczenie pisemnej odpowiedzi do przeglądu i wyboru.
Niezależnie od zastosowanego procesu, wszyscy dostawcy SaaS zapewnią pisemną umowę dotyczącą poziomu usług (SLA), w której szczegółowo opisane są usługi, które mają zostać zakupione. Przejrzyj umowę SLA z co najmniej trzech różnych firm, aby uzyskać wgląd w dostępne opcje, zdolność dostawcy do spełnienia podstawowych wymagań i poziom obsługi klienta. Te odpowiedzi mogą być dość rozwlekłe, ale poświęcenie czasu i wysiłku to jedyny sposób na podjęcie świadomej, opartej na faktach decyzji.
Podczas złożonego procesu wyboru oprogramowania dość łatwo jest rozpraszać się wszystkimi możliwościami. Zrób listę wszystkich wymaganych funkcji oprogramowania oraz osobną listę funkcji, które byłyby miłe, ale nie są niezbędne. Wydrukuj oddzielną listę dla wszystkich dostawców SaaS i wskaż, które funkcje są dostępne w proponowanym rozwiązaniu. Zignoruj wszystkie funkcje, których nie ma na tych dwóch listach. To świetny sposób, aby upewnić się, że ostateczny wybór będzie odpowiadał bieżącym potrzebom, a nie tylko przyszłym.
Godziny dostępności to kluczowy problem, gdy spojrzymy na różnych dostawców SaaS. Sprawdź informacje o strefie czasowej i upewnij się, że są one podane na piśmie. Wiele firm oferuje całodobowy dostęp za opłatą. Sprawdź, której strefy czasowej używa sprzedawca, aby upewnić się, że nie ma niespodzianek. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę nie tylko to, kiedy użytkownicy będą potrzebowali dostępu do systemu, ale także kiedy będzie to konieczne do wykonywania zadań w nietypowych godzinach.
Opcje cenowe dostawców SaaS mogą być stałe lub oparte na wykorzystaniu. Umowa o stałej cenie dotyczy określonej kwoty pieniężnej za usługi wymienione w umowie SLA. Ceny zależne od wykorzystania są oparte na wolumenie transakcji, liczbie zarejestrowanych użytkowników lub łącznej wartości pieniężnej aktywności. Przejrzyj szczegółowo ten aspekt umowy i wykonaj wewnętrzną analizę, aby określić, która metoda jest najbardziej opłacalna.