Wybór najlepszej usługi odpowiedzi dla małych firm może zależeć od kilku czynników. Podczas gdy większe firmy mogą opierać takie decyzje na liczbie połączeń, może to nie stanowić problemu dla mniejszych przedsiębiorstw. Różne usługi odpowiedzi zwykle oferują różne funkcje w szerokim zakresie cen. Dlatego właściciel małej firmy powinien zadać sobie konkretne pytania, na przykład, czy osoba na żywo powinna odbierać telefony, czy wystarczy automatyczny system wiadomości głosowych. Niektóre małe firmy sprzedają towary i usługi, co wymaga systemu przyjmowania i realizacji zamówień klientów. Po dokonaniu oceny jego konkretnych potrzeb właściciel małej firmy może wybrać najbardziej korzystną i opłacalną opcję.
Jedną z kwestii związanych z wyborem najlepszej usługi odpowiedzi dla małych firm jest złożoność pytań klientów lub powodów, dla których dzwonią. Niektóre zapytania dzwoniących można kierować głównie za pomocą automatycznego lub aktywowanego głosem menu telefonu. Z drugiej strony, usługa odbierania na żywo jest często preferowana do obsługi skomplikowanych połączeń. Przynajmniej pomogłoby mieć 24-godzinną usługę odpowiedzi dostępną w przypadku pilnych pytań.
Inną kwestią jest to, czy dla właściciela firmy ważne jest, aby w każdej chwili móc odzyskać swoje wiadomości. Klienci mogą wyrażać frustrację z powodu firmy, której pracownicy nie mogą odpowiadać na pytania w normalnych godzinach pracy. Ponadto niektóre osoby mogą również skorzystać z usługi poczty głosowej dla małych firm, która oferuje telefoniczną dostępność poza godzinami pracy, na przykład odbieranie połączeń w nocy i w weekendy.
Jednym z potencjalnie ważnych pytań przy rozważaniu usługi odpowiedzi dla małych firm jest to, czy potrzebujesz możliwości przetwarzania zamówień. Firmy, które sprzedają produkty lub usługi i pobierają informacje o klientach, muszą również zdecydować, czy potrzebują również personelu sprzedaży. Pokrewnym pytaniem jest, czy prywatność klienta jest problemem i jak zachować poufność informacji o ludziach.
Popularną opcją dla wielu małych firm jest wirtualna sekretarka. Ten typ zwykle zapewnia coś więcej niż tylko odbieranie połączeń i odbieranie wiadomości. Niektóre firmy oferują do wyboru kilka opcji, takich jak przetwarzanie zamówień i zaawansowana usługa poczty głosowej. W razie potrzeby mogą wydać numer lokalny, numer bezpłatny i numer faksu. Niektóre usługi zatrudniają ludzi do prowadzenia ewidencji lub wprowadzania danych w razie potrzeby, podobnie jak wirtualny asystent.
Dla większości właścicieli małych firm ważne są zarówno przychody, jak i reputacja. Usługa odpowiedzi może pomóc komuś zmaksymalizować potencjalne zarobki, zapewniając jednocześnie odpowiedź na zapytania klientów. Wybór najlepszej usługi odpowiedzi dla małych firm może również zależeć od Twojego budżetu. Niektóre usługi odpowiedzi oferują bezpłatny okres próbny, a większość firm jest całkowicie dostępna online, więc można rozejrzeć się za najlepszymi opcjami.