Usługa Webcast tworzy wirtualne środowisko konferencji online dla firm, właścicieli małych firm i instytucji edukacyjnych. Usługa może służyć do administrowania wykładami na żywo, prezentacjami i udostępniania informacji wizualnych w połączeniu konferencyjnym. Wybór najlepszej usługi webcast w dużym stopniu zależy od możliwości technologicznych i potrzeb organizacji.
Jednym z ważniejszych czynników przy wyborze usługi webcast jest koszt. Ustalenie, ile można wydać na pakiet oprogramowania, ma kluczowe znaczenie, ponieważ możliwości dodatków mogą sprawić, że pakiet, w innym przypadku przystępny cenowo, będzie zbyt kosztowny. Pomocne jest również sporządzenie listy potrzeb przed wyborem potencjalnego pakietu. Niektóre organizacje będą potrzebować podstawowej aplikacji, która po prostu przeniesie uczestników do wspólnego pokoju rozmów, podczas gdy inne będą potrzebować bardziej wyrafinowanych funkcji udostępniania, nagrywania i pobierania płatności.
Niektóre oprogramowanie do hostingu usług webcast jest kompatybilne z określonymi aplikacjami i platformami komputerowymi. Wybierając program, zastanów się, jakie aplikacje zewnętrzne mogą wymagać integracji z usługą transmisji internetowej, takie jak arkusze kalkulacyjne i oprogramowanie do przetwarzania tekstu. Jeśli organizacja nie jest w stanie przewidzieć typu platformy komputerowej, z której mogą korzystać uczestnicy, ważne jest, aby usługa obsługiwała różne zdalne systemy operacyjne. Bezpieczeństwo i personalizacja mogą być kluczowymi funkcjami oferowanymi przez niektórych dostawców usług webcast.
Oprócz wyszukiwania w Internecie potencjalnych dostawców usług webcast, dobrym pomysłem jest porozmawianie z przedstawicielami na temat tego, czego szuka firma. Wielkość i rodzaj organizacji może mieć znaczenie przy wyborze odpowiedniego usługodawcy. Niektóre są przeznaczone specjalnie dla instytucji edukacyjnych, podczas gdy inne oferują kilka pakietów dla zróżnicowanej grupy klientów. Ponadto niektórzy dostawcy oferują szereg rozwiązań dla małych i dużych organizacji, podczas gdy inni obsługują konkretnie małe firmy, aby utrzymać niskie koszty.
Przy wyborze usługodawcy należy również wziąć pod uwagę aktualną technologię organizacji. Transmisje internetowe mogą odbywać się za pośrednictwem zwykłych linii telefonicznych lub szerokopasmowego połączenia głosowego przez Internet (VOIP). Upewnienie się, że usługa i oprogramowanie są kompatybilne i działają płynnie w istniejącej sieci komunikacyjnej, ma kluczowe znaczenie. Usługa powinna również być w stanie pomieścić liczbę potencjalnych użytkowników, którzy będą zalogowani do webcastu.
Łatwość obsługi to kolejna ważna kwestia przy wyborze usługodawcy. Niektóre wymagają pobrania i skonfigurowania oprogramowania do webcastów na każdym komputerze, podczas gdy inne korzystają z wirtualnej platformy udostępnianej uczestnikom podczas logowania. Dla firm, które korzystają z usługi w celu generowania przychodów poprzez wirtualne konferencje, platforma na żądanie może właściwy. Instytucje edukacyjne lub firmy, które wymagają, aby ci sami użytkownicy logowali się do regularnych prezentacji, mogą uznać, że stała instalacja na komputerze każdego użytkownika jest bardziej wydajna.