Aby wybrać najlepsze oprogramowanie bazy wiedzy typu open source, przydatne może być zapoznanie się z programami używanymi przez odnoszące sukcesy firmy w Twojej dziedzinie. Publikacje handlowe i informacyjne witryny internetowe często zawierają artykuły i recenzje na temat oprogramowania preferowanego przez profesjonalistów i funkcji zawartych w tych programach. Po zawężeniu wyboru oprogramowania bazy wiedzy o otwartym kodzie źródłowym wskazane jest przyjrzenie się takim czynnikom, jak kompatybilność systemu operacyjnego i określone funkcje oferowane przez dostępne programy. Wielu menedżerów i kadry kierowniczej może zdecydować się na spotkanie z kierownikami różnych działów, aby poznać ich potrzeby. Przedstawiciele konsultujący z różnych obszarów organizacji mogą zapewnić lepsze wyobrażenie o tym, który system może najbardziej przynieść korzyści Twojej firmie przed wdrożeniem systemu.
Oprogramowanie bazy wiedzy to wszelkiego rodzaju program, który zapewnia profesjonalistom większy dostęp do informacji, które mogą pomóc im w podejmowaniu mądrzejszych decyzji biznesowych. W większości przypadków to oprogramowanie ma dostęp do baz danych zawierających artykuły, recenzje i dane związane z konkretną branżą. Niektóre rodzaje oprogramowania bazy wiedzy mogą również umożliwiać użytkownikom generowanie dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i wykresów, które umożliwiają analitykom organizowanie danych. Gdy oprogramowanie jest oprogramowaniem typu open source, jego kod źródłowy jest publicznie dostępny, często bezpłatnie.
Powszechną korzyścią oprogramowania bazy wiedzy o otwartym kodzie źródłowym jest to, że często jest on bezpłatny. Z tego powodu profesjonalista może pobrać kilka programów i przetestować każdy z nich, aby dowiedzieć się, który program może być najskuteczniejszy. Podczas testowania oprogramowania należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak przyjazność dla użytkownika, szybkość oraz jakość i trafność pobranych informacji.
Dla wielu profesjonalistów bezpieczeństwo jest kluczowym problemem przy wyborze najlepszego oprogramowania bazy wiedzy typu open source. Profesjonaliści, którzy uważają, że mogą uzyskiwać dostęp do niezwykle poufnych informacji i przechowywać je za pomocą swojego oprogramowania, mogą skorzystać z funkcji, takich jak blokowanie hosta, hasła i inne funkcje bezpieczeństwa. Jeśli planujesz włączenie oprogramowania bazy wiedzy do wewnętrznej poczty e-mail, możesz skorzystać z funkcji takiej jak szyfrowanie wiadomości e-mail.
Dobrym pomysłem może być również rozważenie funkcji, które mogą dotyczyć konkretnie działań Twojej organizacji. Na przykład, jeśli pracujesz w organizacji o globalnych zainteresowaniach, możesz chcieć mieć pewność, że wybrane oprogramowanie bazy wiedzy typu open source ma dostęp do danych napisanych w językach odpowiadających Twoim zainteresowaniom. Specjaliści, którzy chcą śledzić najnowsze dane i trendy rynkowe, czasami mogą uzyskać dostęp do oprogramowania, które pozwala im przeglądać statystyki dotyczące artykułów i danych, które są najbardziej wartościowe dla innych użytkowników.