Przy wyborze elektronicznej wymiany danych (EDI) należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Niektóre z najważniejszych to budżet, wielkość firmy i specyficzne potrzeby. Korzystne może być również rozważenie zdolności organizacji do obsługi systemu EDI przed dokonaniem zakupu. Wiele firm decyduje, którą elektroniczną wymianę danych kupić w oparciu o systemy, z których korzystają firmy, z którymi regularnie się komunikują.
Format jest ważnym elementem do rozważenia przy wyborze systemu elektronicznej wymiany danych. Niektóre firmy mogą zakupić wersję, która korzysta z oprogramowania i musi być zintegrowana z systemem komputerowym organizacji. Jest to zazwyczaj dobra opcja dla większej firmy z personelem wsparcia technicznego. Firmy, które nie chcą pobierać EDI, mogą korzystać z interfejsu internetowego. Może to być lepszą alternatywą dla mniejszych organizacji.
Potrzeby firm, z którymi komunikuje się organizacja, to kolejny czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze EDI. Niektóre firmy mają ścisłe przepisy dotyczące formatu i metod dostawy używanych do transportu dokumentów. Chociaż elektroniczne wymiany danych mają zazwyczaj uniwersalną konfigurację, istnieją pewne szczegóły, które mogą być specyficzne dla niektórych systemów. Firma może również postrzegać system używany przez partnera jako sprawdzony podmiot, jeśli okazał się korzystny dla tej firmy.
Budżet to kolejny czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy poszukiwaniu EDI. Oprócz opłat początkowych należy również pamiętać o cenie aktualizacji i konserwacji. Przydatne może być również oszacowanie, ile czasu personel techniczny będzie spędzał z produktem i oszacowanie wpływu finansowego.
Interfejs EDI to kolejny ważny element do rozważenia. Może to częściowo zależeć od technicznych możliwości personelu, który ma korzystać z systemu. Bardziej biegli pracownicy mogą chcieć zarządzać złożonym systemem, podczas gdy mniej specjalistów technicznych może chcieć bardziej przyjaznego dla użytkownika interfejsu.
Przydatne może być również zastanowienie się, ile i jakiego rodzaju objętość będzie obsługiwała elektroniczna wymiana danych. Ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest średnia liczba wymienianych dokumentów, od dziennych szacunków po roczne wykorzystanie. Oczekiwana liczba pracowników, którzy będą korzystać z systemu, może również mieć wpływ na decyzję o zakupie. Korzystanie z interfejsu internetowego może być łatwiejsze, jeśli dokumenty ma wysyłać kilka osób.