Elektroniczna wymiana danych (EDI) to proces wykorzystywania komputerów do wymiany dokumentów biznesowych między firmami. Wcześniej do wymiany dokumentów używano faksów lub tradycyjnej poczty. Mailing i faksowanie są nadal używane w biznesie, ale EDI jest znacznie szybszym sposobem na zrobienie tego samego.
EDI jest używany przez ogromną liczbę firm. Ponad 100,000 70 firm zastąpiło bardziej tradycyjne metody EDI. Ten nowy system ma wiele zalet; jednym z nich jest koszt. Wymiana komputera na komputer jest znacznie tańsza niż tradycyjne metody wymiany dokumentów. Przetwarzanie zamówienia w formie papierowej może kosztować nawet 1 dolarów amerykańskich (USD), podczas gdy korzystanie z EDI kosztuje XNUMX USD lub mniej.
Ponieważ komputer przetwarza dokumenty w EDI, istnieje również mniejsze prawdopodobieństwo błędu ludzkiego. Kolejną korzyścią jest szybkość. Zlecenie zakupu w formie papierowej może potrwać od dziesięciu dni do dwóch tygodni od momentu złożenia wniosku przez kupującego do wysłania go przez nadawcę. Teraz to samo zamówienie można zrealizować w mniej niż jeden dzień.
Te krótsze czasy transakcji pomagają utrzymać efektywne poziomy zapasów. Przyczyniają się również do lepszego wykorzystania powierzchni magazynowej i mniej problemów z brakiem zapasów. To z kolei prowadzi do obniżenia kosztów frachtu, ponieważ nie powinno być potrzeby naliczania dodatkowych opłat za pilną dostawę w ostatniej chwili.
Proces ten ma kilka wad. EDI może działać tylko wtedy, gdy wszyscy, z którymi firma ma do czynienia, używają tej samej metody. Jeśli wymiana waluty nie została dokonana w niektórych przedsiębiorstwach, inne firmy zajmujące się nimi mogą być zmuszone do korzystania z EDI oraz bardziej tradycyjnych metod. Może to być kosztowne i czasochłonne. Może wiązać się z tym, że jeden członek personelu obsługuje proces korespondencji, podczas gdy inny pracownik wysyła dokumenty drogą elektroniczną.
Proces korzystania z EDI do zakupów jest bardzo prosty. Po napisaniu zamówienia dokument jest tłumaczony na określony format i przesyłany do dostawcy przez Internet. Należy upewnić się, że dokument używany przez obie strony ma dokładnie ten sam format.
Bezpieczeństwo to ważna kwestia dla firm korzystających z EDI. Bezpieczeństwo danych jest kontrolowane przez cały proces za pomocą haseł, szyfrowania i identyfikacji użytkownika. EDI posiada oprogramowanie, które sprawdza i edytuje dokumenty pod kątem dokładności.
W zasadzie do uruchomienia tej metody wymiany dokumentów wystarczy komputer i dostęp do Internetu. Istnieje wiele firm, które dostarczają proste pakiety oprogramowania EDI. Mają one własne oprogramowanie szyfrujące, a proces instalacji można zakończyć w ciągu kilku minut. Od niewielkich nakładów początkowych firmy mogą korzystać z EDI, aby poprawić wydajność, oszczędzając czas, pieniądze i pracę.