Sprawozdanie finansowe pro forma to takie, które po prostu przedstawia szacunki księgowe uformowane w standardowe sprawozdania finansowe. Wybór najlepszego formatu pro forma jest niezbędny do podejmowania świadomych decyzji opartych na szacunkach księgowych i sprawozdaniach pro forma. Kilka czynników, które pomagają firmie wybrać najlepszy format pro forma, to dostępne informacje księgowe, wykorzystanie w zestawieniach pro forma oraz osoby, które wymagają określonych danych w szacunkach księgowych. W niektórych przypadkach regulator rządowy może mieć wymagania i ograniczenia dotyczące oświadczeń pro forma przygotowywanych przez firmy. Wymogi te mogą dotyczyć tylko ograniczonej liczby spółek, na przykład spółek publicznych.
Nie wszystkie systemy księgowe są takie same, tak jak działalność biznesowa czy procedury w firmie nie będą takie same w danej branży. W związku z tym dane wejściowe księgowe firmy mogą mieć duży wpływ na rodzaj formatu pro forma używanego przez system księgowy dla tych sprawozdań. Kwestią sporną jest ilość danych potrzebnych do przedstawienia jak najdokładniejszego zestawienia pro forma w firmie. Na przykład oświadczenie pro forma może być potrzebne tylko na sześć lub osiem miesięcy; te oświadczenia z pewnością wymagają mniej danych wejściowych niż oświadczenie za 12 lub 18 miesięcy. Dokładność oświadczeń krótkoterminowych może być również mniej ważna niż oświadczeń długoterminowych.
Kolejnym ważnym czynnikiem wyboru formatu pro forma sprawozdań finansowych jest wykorzystanie dokumentów. Dział z pewnością potrzebuje mniej informacji niż dyrektor generalny lub inni dyrektorzy, którzy chcą więcej informacji na temat wszystkich działów i działań biznesowych. Kierownik działu może potrzebować informacji tylko o działalności produkcyjnej w swoim dziale. Ponownie, dane te mogą w rzeczywistości mieć charakter bardziej zarządczy niż finansowy, przynajmniej w zakresie rachunkowości i istniejących systemów pomiaru działalności finansowej. Użycie tych stwierdzeń jest prawdopodobnie najbardziej wewnętrznym czynnikiem formatu pro forma.
Oprócz stosowania oświadczeń pro forma, osoby podejmujące decyzje są również ważne dla formatu pro forma. Na przykład kierownik niższego działu nie potrzebuje wszystkich informacji, których potrzebuje kierownik wyższego szczebla lub dyrektor. Rozdzielenie obowiązków może pomóc ograniczyć ilość informacji o jednym stanowisku lub indywidualnych potrzebach księgowych. Większość firm nie chce przedstawiać danych finansowych osobom fizycznym bez powodu. Chroni to zarówno rentowność, jak i prawdziwość firmy.