Rola komunikacji w zachowaniu organizacyjnym jest kluczowa, ponieważ nieporozumienia zazwyczaj zmniejszają produktywność oraz zwiększają błędy i marnotrawstwo. Dokładna komunikacja przekazywana w sposób wspierający często powoduje wzrost morale i może również prowadzić do większego poczucia koleżeństwa wśród personelu. W organizacjach bardziej otwarta polityka komunikacyjna może stanowić zawór bezpieczeństwa, który pozwoli rozwiązać problemy, zanim problemy te wpłyną na produktywność. Kolejna rola, jaką komunikacja odgrywa w zachowaniu organizacyjnym, obejmuje wyposażenie interesariuszy w jasne komunikowanie misji organizacji. Prowadzenie dokładnego rejestru działań organizacji oraz zachęcanie do obywatelskiego i pozytywnego zaangażowania z klientami i interesariuszami to dwie inne ważne role, jakie odgrywa komunikacja w zachowaniu organizacji.
Nieprzekazanie dokładnych instrukcji może negatywnie wpłynąć na komunikację. Może to skutkować zwiększonym wskaźnikiem błędów i zmniejszoną produktywnością w miejscu pracy. Jeśli instrukcje przełożonego zostaną źle zrozumiane, mogą wystąpić poważne konsekwencje. Mogą one obejmować obrażenia pracowników lub obrazę wysoko cenionego klienta.
Z drugiej strony jasna, spójna komunikacja często zachęca do bardziej produktywnego zachowania w miejscu pracy i zwiększa morale. Rola tego rodzaju komunikacji w zachowaniach organizacyjnych powoduje, że pracownicy czują się bardziej kontrolowani nad swoim otoczeniem. W wielu przypadkach wykazano, że zachęcanie do produktywnej komunikacji między personelem a klientami zwiększa również satysfakcję klientów.
Wyposażenie interesariuszy do dokładnego komunikowania wartości i misji organizacji to kolejny ważny aspekt komunikacji w zachowaniu organizacyjnym. Czasami firmy zapraszają nowych pracowników lub członków zarządu na sesję orientacyjną, aby przedstawić im historyczny i aktualny obraz organizacji. Pomaga to zapewnić, że wszystkie osoby związane z organizacją przekazują podobne komunikaty dotyczące jej misji i celów.
Wprowadzenie polityki otwartych drzwi dla pracowników może być również elementem ułatwiania dokładnej komunikacji o organizacji z osobami spoza niej. Często wspiera to inicjatywy public relations, ponieważ niezadowoleni pracownicy lub ci, którzy mają nierozwiązane problemy, mogą rozpowszechniać wrogie raporty, powodując w ten sposób problem public relations dla organizacji. Z proaktywnego punktu widzenia wyposażenie interesariuszy w dokładne informacje o organizacji często sprzyja pozytywnemu public relations.
Utrzymywanie dokładnego rejestru wydarzeń firmowych jest ogólnie uważane za niezwykle ważne. W prawie każdym przypadku obowiązują przepisy, które wymagają od organizacji przestrzegania różnych wymogów sprawozdawczych. Przekazywanie niedokładnych informacji może również podlegać sankcjom karnym. Na przykład, jeśli organizacja jest korporacją, niektóre komunikaty wewnętrzne, takie jak protokoły ze spotkań firmowych, muszą być przechowywane przez określony czas.